Dertien bibliotheken in het landelijke zuidwest Friesland fuseren tot één organisatie. Een goed moment om de contractenchaos aan te pakken en flink te besparen op facilitaire kosten zoals energie, beveiliging en schoonmaak.

Uitdaging

Van Sint-Nicolaasga tot Joure liggen er in elke bibliotheekvestiging losse contracten. Het overzicht is compleet zoek. Hoe krijgt de regio Mar en Fean haar contracten weer op orde en kan ze bovendien besparen?

“Echt waar, je kunt het je niet voorstellen wat we allemaal binnenkregen”, de managementassistent grinnikt even, “dan hadden ze een koffiemachine staan van zoveel jaar terug en stond er met pen op een papiertje gekrabbeld wanneer de onderhoudsmonteur langs zou komen. Zoiets zit jarenlang in een doos. Als je het weer onder ogen krijgt, is het nauwelijks meer te lezen.” De managementassistent is op dat moment bezig om alle contracten van dertien bibliotheekvestigingen in zuidwest Friesland te verzamelen. “Op elke vestiging hadden we een leidinggevende die zelfstandig contracten aanging.”