Hoe manage je complexe contracten voor een grote onderwijsorganisatie? Tijdens een lange zoektocht naar een software oplossing besluit het Summa College meer vanuit contracten te gaan denken en minder vanuit de organisatie. Lees in deze case study wat Summa College heeft gedaan om een keuze te maken voor Contract Management Software in de Cloud. 

Uitdaging

Het Summa College in Eindhoven werkte met een matig functionerend contract management systeem. Verlopen contracten vervuilden de database, de gewenste gegevens konden niet worden gekoppeld en medewerkers vonden de software erg ingewikkeld. Mede daardoor reageerden ze niet op alle meldingen van het systeem.

“Als je negen onzinnige mailtjes krijgt, gooi je de tiende weg” vat Annette Beniers, centraal contractbeheerder, het probleem samen. Ze gaat regelmatig voor anderen op zoek in de software, maar binnen een organisatie die voor meer dan 100 miljoen euro aan contracten managet, is het essentieel dat de juiste persoon op het juiste moment bij de juiste informatie kan.

Daarom besluit het Summa College op zoek te gaan naar een beter werkende contract management oplossing. Hoe ga je daarbij te werk? Welke eisen zijn het belangrijkst? En hoe weet je zeker dat een leverancier ook alle beloften nakomt?