De managementassistente vertelt: Al in het begin hebben we een externe adviseur aangetrokken van de Facilitaire Coöperatie. Zij hebben veel verstand van aanbestedingen voor bijvoorbeeld schoonmakers, beveiliging of kopieerapparaten. Wij zijn gelijk gaan kijken waar we konden besparen door centraal in te kopen.” Dat is niet bij alle contracten mogelijk: “Soms zit een bibliotheek bijvoorbeeld in een multifunctionele accommodatie met een theater of een café. Dan heb je het telefooncontract of de beveiliging via de huur al betaald.” In andere gevallen kan de stichting wél contracten afsluiten voor meerdere vestigingen: “De energiecontracten hadden we al vrij scherp op het netvlies. Eerst kijk je of de tarieven gunstig zijn. Als dat het geval is, sluit je een contract af voor meerdere jaren. Uiteindelijk ben je dan veel voordeliger uit.”

Wat zijn de resultaten na twee jaar gebruik van een simpele contractmangement tool? “Onze doelstelling was om op facilitaire kosten te besparen. Dat is absoluut gelukt. We hebben goedkopere energie- beveiligings- en schoonmaakcontracten. Ik denk dat het in totaal wel om een derde van onze facilitaire begroting gaat. En dat is structureel.”