Je wilt even die ene bepaling van het contract nalezen. Maar waar ligt ie eigenlijk? Op je bureau, in de kluis, bij het hoofdkantoor? Om die reden (maar ook bijvoorbeeld vanuit veiligheidsoverwegingen) is het slim om je contracten digitaal op te slaan in een beveiligde cloudomgeving. Daarvoor zul je al je papieren contracten in moeten scannen. In principe kan elke organisatie contracten digitaliseren, als je maar de juiste stappen zet.

 

 

 

De fysieke contracten en bijlagen

Onderschat deze stap niet. Veel organisaties die voor het eerst contracten gaan digitaliseren hebben de papieren versies overal verspreid liggen.

 

Een scanner (bij voorkeur documentscanner)

Geschikt: Professionele scanner (vaak aanwezig bij grotere organisaties) Documentscanner (invoer van meerdere documenten tegelijk mogelijk).

 

Tekstherkenningsoftware (OCR)

Je wilt je contracten en bijlagen later op inhoud kunnen doorzoeken. Daarom is het van belang om direct al tekstherkenning toe te passen.