Papier kan een minimale bewaartermijn en een maximale bewaartermijn hebben. Subsidie administratie hebben bijvoorbeeld een minimale bewaartermijn van zeven jaar. Dat wil zeggen dat je deze documenten minimaal zeven jaar moet bewaren in je archief terwijl bijvoorbeeld een Identicatiebewijs (op grond van de Wet Indentificatieplicht) een bewaartermijn van 5 jaar kent.We zien dat veel organisatie een Contract Management gebruiken voor het managen van deze documenten, juist ook voor de archivering.
Document / data | Minimale bewaartermijn | Maximale bewaartermijn | Ingangsdatum termijn | Vastgelegd in |
Grootboek, debiteurenadministratie, crediteurenadministratie, | 7 jaar | geen | vanaf 1 januari na het opstellen | art. 52 Wet Rijksbelastingen art. 8 Douanewet |
in- en verkoopadministratie, | 7jaar | geen | vanaf 1 januari na het opstellen | art. 52 Wet Rijksbelastingen art. 8 Douanewet |
voorraadadministratie | 7 jaar | geen | vanaf 1 januari na het opstellen | art. 52 Wet Rijksbelastingen art. 8 Douanewet |
loonadministratie | 10 jaar | geen | vanaf 1 januari na het opstellen | art. 52 Wet Rijksbelastingen art. 8 Douanewet |
Facturen i.v.m. de omzetbelasting | 7 jaar | geen | na opstellen c.q. ontvangst | art. 31 Uitvoeringsbeschikking omzetbelasting |
Identificatiebewijs (op grond van Wet Identificatieplicht) | 5 jaar | geen | na einde dienstverband | art. 66 lid 4 Uitvoeringsregeling LB |
Dir. Secretaresse, VNONCW
MochaDocs B.V.
Prismare Building
Roomweg 167 F, 1e en 2e etage
7523 BM Enschede
Nederland
T. + 31 85 785 5100