Papier kan een minimale bewaartermijn en een maximale bewaartermijn hebben. Subsidie administratie hebben bijvoorbeeld een minimale bewaartermijn van zeven jaar. Dat wil zeggen dat je deze documenten minimaal zeven jaar moet bewaren in je archief. Het makkelijkste is dat deze archivering geautomatiseerd verloopt. We zien dat veel organisatie een Contract Management gebruiken voor het managen van deze documenten, juist ook voor de archivering.
Document / data | Minimale bewaartermijn | Maximale bewaartermijn | Ingangsdatum termijn | Vastgelegd in |
Jaarrekening / accountantsverklaring | 7 jaar | geen | vanaf datum opstellen | BW art 2: 394 BW |
Winst- en verliesrekening | 7jaar | geen | vanaf datum opstellen | art 2: 10 en 3: 15a BW |
Administratie na ontbinding rechtspersoon | 7 jaar | geen | na ontbinding | art. 2: 24 BW |
Gegevens bedrijgfsmatig onroerend goed | 10 jaar | geen | Volgend op het jaar waarin men het goed is gaan bezigen. | art. 34a Wet op de omzetbelasting |
Dividendnota's | 5 jaar | geen | na opstellen | art. 3 uitvoeringsbeschikking dividendbelasting |
Ledenadministratie van een coöperatie met aansprakelijkheid van de leden | 10 jaar | geen | na aanvraag van het lidmaatschap | art 2: 61 BW |
Subsidie administratie | 10 jaar | geen | vanaf datum administreren | art. 4: 69 Algemene Wet Bestuursrecht |
Dir. Secretaresse, VNONCW
MochaDocs B.V.
Prismare Building
Roomweg 167 F, 1e en 2e etage
7523 BM Enschede
Nederland
T. + 31 85 785 5100