Ieder contract bevat milestones. Daarbij kun je denken aan de einddatum. En ook zo'n einddatum milestone kan een repeterende milestone worden. Hoe houd je hier grip op als een contract vanzelf wordt verlengd? Je wilt weer tijdig een einddatum notificatie krijgen voor de nieuwe periode. En hoe zit het dan met allerlei andere milestones? Hoe zorg je ervoor dat dit nooit misloopt? Maar ook: hoe gebruik je de MochaDocs Takenplanner?
Hoe houd je grip op je rendement na een automatische contractverlenging?Een contract wordt vaak afgesloten voor een bepaalde duur met een bepaald rendement als uitgangspunt. En om de continuïteit van dat rendement ook na de einddatum te garanderen worden in contracten vaak automatische verlengingsclausules opgenomen. Maar hoe plan je dan de gemaakte afspraken weer in? Hoe zorg je ervoor dat je daar grip op houdt? Als je afgesproken hebt om tijdig een rapportage op te leveren, hoe kom je die afspraak na voor de nieuwe periode? Hoe plan je verbetermaatregelen over de nieuwe periode van het contract? Allemaal legitieme vragen die je kunnen helpen in het verbeteren van je organisatie en het nakomen van gemaakte afspraken.
Er zijn verschillende mogelijkheden denkbaar voor het inplannen van onderdelen van contracten die ook in een nieuwe periode van kracht zullen zijn. De daarbij horende taken kunnen een net zo belangrijke rol spelen als voordat het contract automatisch werd verlengd. Denk maar eens aan een notificatie die je moet krijgen bij het aflopen van het huren van een pand. Vaak zit er een bankgarantie of borgstelling gekoppeld aan het huurcontract. Bij het automatisch verlengen van de overeenkomst is het aan te bevelen een melding te krijgen van de borgstelling aan het einde van de nieuwe duur. Net zoals het verstandig is een melding te krijgen over het aflopen van het contract, rekening houdend met de opzegtermijn, voor de nieuwe periode. Beter nog is een garantie daarvan. Dat kan, en dat is noodzakelijk. In MochaDocs wordt het automatisch laten verlopen van het opnieuw inplannen van een taak nadat er een automatische contractverlenging heeft plaatsgevonden aangeduid met een:
Wat je ook kunt doen is het op het juiste moment automatisch laten aanmaken en inplannen van een notificatie en taak. Dat kan handig zijn als je bijvoorbeeld van te voren weet dat je handmatig de einddatum van het contract moet gaan wijzigen. Je kunt bijvoorbeeld intern hebben afgesproken dat je ieder jaar het gehuurde object evalueert op onderhoud en staat. Als je dan de einddatum van een contract heronderhandeld, maar niet de inhoud van het contract heronderhandeld, dan is het op het juiste moment automatisch inplannen van taken een handig mechanisme. Hierdoor zorg je er ook voor dat je toekomstige in te plannen activiteiten bij een andere einddatum in beeld houdt. Hieronder tref je een aantal MochaDocs Takenplanner screenshots aan. Iedere keer zal de Takenplanner een taak inplannen met behulp een van te voren ingestelde termijn.
