Wat is een verplichtingenadministratie?
Het helpt je bij het gestructureerd bijhouden van financiële gegevens uit verplichtingen en rechten. Deze verplichtingen worden vaak vastgelegd en gekoppeld met een contractmagementsysteem. Je kunt daarmee worden aangegane verplichtingen (zoals investeringen, aansprakelijkheidsstellingen, borg, afname, premie en penalties), maar ook rechten (bijvoorbeeld leveringsverplichtingen, verzekerde dekkingen, afname en bonus) vastleggen.
Dynamische Rapportage
Alle verplichtingen en rechten dienen in de tijd uitgezet te kunnen worden. De organisatie heeft hierdoor op elk moment een actueel overzicht. Naast het kunnen rapporteren via overzichten op verplichtingen en rechten is het eveneens belangrijk (een deel van) deze verplichtingen en rechten te bewaken.
Een conventiehandboek voorkomt onnodige administratieve ‘rompslomp’ doordat duidelijke afspraken zijn gemaakt met betrekking tot soort en minimale omvang van de vast te leggen verplichtingen en rechten.
Met behulp van de verplichtingenadministratie kun je de gegevens van de verplichtingen vergelijken met die van de werkelijke en/of begrotingsmutaties.
Voordelen van de verplichtingenadministratie
Overzicht van de aangegane verplichtingen en rechten.
- Actueel overzicht van actuele verplichtingen en gefactureerde bedragen voor bestaande budgetten.
- Bewaking van budgetten
- Voorkomt betaling van onjuiste facturen (bv. spooknota’s)
- Voorkomt pieken in aansprakelijkheid
- Door de koppeling met contractmangement wordt er altijd een relatie gelegd met alle soorten verplichtingen uit contracten.
