Demo aanvragen    Login  

Hoe is een e-mail notificatie opgebouwd?


Een belangrijk onderdeel van het managen van contracten is het ontvangen van een notificatie uit een contract. De juiste persoon moet op het juiste moment de juiste informatie van het juiste contract ontvangen zodat deze persoon de juiste activiteit kan uitvoeren, of de juiste beslissing kan maken.Hoe duidelijker de informatie in je email is, hoe makkelijk deze persoon de activiteit kan verrichten. 

 

Inbox (3) - michelle.meers@revaxin.com - Gmail

 



Laatste aanpassing: maart 2022

 

Contract Management Tip! 

TIP! Als je een uitgebreide beschrijving in je onderwerpen en taken zet dan komen deze ook in de e-mailnotificatie te staan.

MochaDocs_Logo_0415

 


 User Guide: Manager

User Guide Manager

Informatie delen mag:

Leer meer over de Software

Wat is de waarde van een inhoudelijke email notificatie uit MochaDocs?


 

Onder normale omstandigheden is een stakeholder vaak bezig met de alledaagse zaken. Wat we weten is dat er dan minder ruimte is over bezig te zijn met welke contracten gaan aflopen of welke activiteit uit een contract gedaan moet zijn. Een succesvolle manier om hierbij te ondersteunen is dat de informatie dan maar naar de stakeholder moet komen. Maar niet alle informatie, alleen de benodigde informatie. Dan is het wel handig dat je weet hoe je nu makkelijk deze informatie op het juiste moment bij de juiste stakeholder kunt laten komen.


1. De naam van de notificatie e-mail in het e-mailonderwerp.


 

Als je een activiteit moet doen, dan ontvang je voor het begin van je werkdag een e-mail met daarin een activiteit. Deze activiteit is omschreven in het onderwerp van de e-mail.   Zonder dat je de e-mail opent, weet je dus al waar de inhoud van de e-mail (de taak) over zal gaan. Het voorbeeld hieronder laat zien dat er nog een borg opgevraagd mag worden uit een contract. Ook de informatie van het contract staat erbij.


De ontvangen emails.

 

Inbox (1) - michelle.meers@revaxin.com - Gmail


2. De informatie uit de e-mail


 

Als je klikt op de e-mail dan krijg je de inhoud van die e-mail te zien. Hieronder tref je een voorbeeld aan van de email die bij punt 1. nog ongeopend was.


E-mail inhoud

 

Notificatie van MochaDocs - Opvragen borg bij beëindiging - Huur Pand Ambt Doeti

 

In de email staat de informatie die je ook terug kunt vinden bij het contract en de onderliggende informatie in MochaDocs. De blauw gekleurde tekst zijn links die je rechtstreeks naar de informatie in MochaDocs brengen. Je zult dan wel moeten zijn ingelogd en rechten moeten hebben op die informatie in MochaDocs.

 

Alle informatie van de volgende MochaDocs onderdelen kunnen worden opgenomen in de emai:

 

  • Relatienaam 1)
  • Variabele velden van de relatie 2)
  • Contractnaam 1)
  • Contractnummer 2)
  • Onderwerp (waar de taak onder staat) 2)
  • Onderwerp beschrijving 2)
  • Onderwerp opmerkingen 2)
  • Taaknaam 1)
  • Taakbeschrijving 1)
  • Taak einddatum 1)
  • Prioriteit van de taak 1)
  • Status van de taak 1)
  • Financiële gegevens (alleen de waardes die onder de taak zijn toegevoegd) 1)

 

1) Informatie die automatisch in de taak komt

2) informatie die door de administrator als default moet worden ingeregeld om in de email te worden meegenomen 

 

E-mail notificatie

 

Download Infographic in PDF