Als je de entiteiten gaat configureren is het vertrekpunt: het nadenken over de wijze waarop je de contracten in de organisatie toekent aan verschillende entiteiten. Dit heeft ook een effect het inregelen van leesrechten van gebruikers. Het configureren kan op verschillende entiteiten niveaus, maar de drie meest voorkomende zijn de juridische, de geografische en/of de afdeling/business unit entiteiten. Of een combinatie daarvan.
TIP! Je kunt en mag deze entiteiten allemaal door elkaar gebruiken. Het effect daarvan is merkbaar nadat je steeds meer contracten in je databases gaat krijgen. Je kunt dan veel makkelijker filteren op de juiste entiteit.
Organisaties en ondernemingen beginnen aan contractmanagement met de vraag: Wáár managen we onze contracten? Als je bij een organisatie werkt waar je te maken hebt met meerdere vestigingen dan kom je op een moment op een punt waarin je wilt afwegen of je je contracten centraal of decentraal wilt gaan managen. Eigenlijk is dat niet de afweging die je zou moeten maken. De afwegingen zouden per contract moeten worden genomen. Ieder contract kan een andere wijze hebben van managen. Dat heeft te maken met de inhoud van dat contract, maar kan ook te maken hebben met je eigen juridische organisatie.
Je kunt een contract 'hangen' onder de juridische entiteiten die het contract is aangegaan met de andere contractpartijen. Deze juridische entiteiten kun je configureren in de setup. Je kunt je contract dan direct 'hangen' onder één of meerdere aangemaakte entiteiten.
Het kan zijn dat je op een zeker moment ook een overzicht wilt hebben over alle contracten die gesloten zijn met een bepaalde geografische ligging. In die situatie voer je de geografische gebieden in bij entiteiten zodat je deze kunt selecteren bij je contracten.
Ook kun je ervoor kiezen om je contracten uit de verschillende afdelingen of business units te managen.
Het praktische van deze werkwijze is dat je deze entiteiten ook door elkaar kunt gebruiken. Het grote voordeel daarvan is dat je later in je rapportages allerlei verschillende filteringen los kunt laten op contracten of taken uit bepaalde entiteiten.
