Hoe voeg je makkelijk een nieuwe manager toe? En hoe zorg je ervoor dat de manager contracten kan managen, notificaties kan krijgen en contracten kan gaan toevoegen?
Hoe voeg je makkelijk een nieuwe manager toe? En hoe zorg je ervoor dat de manager contracten kan managen, notificaties kan krijgen en contracten kan gaan toevoegen?
User Guide: Administrator
Een gebruiker (ook dus een manager) logt in met twee verschillende variabelen. Eén van deze twee variabelen (e-mailadres) is een verplicht veld tijdens de invoer van je nieuwe gebruiker. De tweede variabele gaat de gebruiker zelf aanmaken. Dit zijn de twee variabelen:
1. E-mailadres (wordt door de administrator ingevoerd)
2. Wachtwoord (wordt door de manager ingevoerd)
Selecteer het geslacht van de gebruiker. De keuzes zijn:
Deze keuze heeft geen invloed op het managen van contracten.
Hier voer je de voornaam van de nieuwe gebruiker in.
Hier voer je de achternaam van de nieuwe gebruiker in
Hier voer je het primaire telefoonnummer van de nieuwe gebruiker in.
Het e-mailadres van de nieuwe gebruiker is een essentieel onderdeel van de login. Op dit e-mailadres wordt de nieuwe gebruiker uitgenodigd een wachtwoord aan te maken. Na het aanmaken van het wachtwoord kan de nieuwe gebruiker inloggen. Daarnaast worden alle notificaties uit MochaDocs verzonden naar dat e-mailadres.
Indien je de checkbox aanvinkt, zal MochaDocs direct na het opslaan van de nieuwe gebruikersgegeven een email sturen naar het op 5. ingevulde e-mailadres (zie 5. E-mailadres).
Selecteer het geslacht van de gebruiker. De keuzes zijn:
De lezer kan geen notificaties van activiteiten uit MochaDocs ontvangen. Je kunt de lezer leesrechten geven op (bepaalde) contractsoorten uit (bepaalde) entiteiten.
De manager kan eigenaar (van onderdelen) van contracten zijn en notificaties ontvangen. Ook kan deze escalatie notificaties ontvangen indien de manager op basis van eigenaarschap een rol speelt bij een taak (een bijhorend onderwerp) of een contract. De manager kan (onderdelen van) contracten aanpassen mits de manager eigenaar is van deze onderdelen of zich hiërarchisch hierboven bevindt. Met hiërarchisch wordt verwezen naar de contracthiërarchie, niet de organisatorische hiërarchie. Door een manager toe te kennen als eigenaar van (een onderdeel van) een contract kan de manager automatisch de inhoud van (dat onderdeel van) dat contract lezen en alles wat een directe link heeft met dat onderdeel.
Je kunt de manager leesrechten geven op (bepaalde) contractsoorten uit (bepaalde) eintiteiten.
De administrator kan alles in MochaDocs aanpassen inlcusief de setup.
Indien je in de set-up de controle op nieuwe contracten hebt aangezet kun je op individueel niveau regelen voor wie deze controle geldt. Zonder deze controle worden nieuwe contracten automatisch aan het contractenregister toegevoegd.
Indien je in de set-up de controle op het verwijderen van contracten hebt aangezet kun je op individueel niveau regelen voor wie deze controle geldt. Zonder deze controle kunnen contracten worden verwijderd zonder tussenkomst van de administrator. Advies is deze feature standaard aan te zetten voor iedere manager.
De taal per individuele gebruiker kan het beste worden gezet op de taal van MochaDocs. Indien je als organisatie besloten hebt om een bepaalde taal te kiezen als voertaal binnen Contract Management, pas deze taal dan toe op alle gebruikers. Het helpt gebruiker te werken in de door de administrator geselecteerde taal van MochaDocs. Internationaal opererende organisatie en bedrijven zullen over het algemeen de Engelse taal als standaard taal gebruiken, zowel voor MochaDocs als voor iedere individuele gebruiker. Let wel, je krijgt als administrator dan de melding dat er een contract is verwijderd met bijhorende reden. Je zult dan in MochaDocs moeten bepalen of het contract daadwerkelijk uit MochaDocs kan worden verwijderd. Ook kun je er voor kiezen de status van het contract aan te passen naar "inactief". Het contract kun je dan zonder het te verwijderen bewaren in het archief (inactieve contracten). In die situatie hoef je het contract niet te verwijderen.
Bij entiteit (in dit voorbeeld Rayon) selecteer je de entiteit waarin de nieuwe gebruiker (operationeel) werkzaam is. Op het moment dat de nieuwe gebruiker (manager of administrator) een contract toevoegt aan MochaDocs zal dit contract automatisch aan de entiteit worden gekoppeld die hier geselecteerd wordt.
Je kunt een gebruiker de status Inactief geven. Hierdoor kan de gebruiker niet meer inloggen in MochaDocs. Indien de gebruiker een (onderdeel van een) contract op naam had staan, dan zal er voorafgaand aan het opslaan met de inactieve status, eerst een vervanger moeten worden geselecteerd uit de keuze lijst. Pas nadat deze keuze is gemaakt zal de gebruiker inactief kunnen worden en zullen alle (onderdelen van) contracten automatisch worden overgezet naar de nieuwe eigenaar.
