Elk onderdeel van de Cloud voor Contractmanagement wordt eenvoudig in beeld gebracht en bijgehouden. Het meest voorkomende risico is het niet onder controle kunnen krijgen van de einddatum, maar er is nog zoveel meer. Je weet als geen ander welke componenten uit je eigen contracten risico's bevatten. MochaDocs ondersteunt in het managen van al die risico's op een uiterst eenvoudige wijze. Daar is geen training voor nodig. Ontvang op het juiste moment de juiste notificaties. Plan, do, check and act!
Volg elk contract vanuit elk vertrekpunt. Dat kan vanuit een einddatum, aansprakelijkheid, bonus, penalty, maar ook vanuit een financiële waarde of een attachment. Alle componenten van contracten kunnen in beeld worden gebracht. Letterlijk, dankzij de visuele dashboards, de ongelimiteerde rapportagemogelijkheden en de filtering kun je alles eenvoudig volgen.
Ontvang op het juiste moment de juiste informatie voor de juiste actie, gewoon per e-mail. Het klinkt zo eenvoudig... En dat is het ook! Daarom: Het beste moment om een contract te gaan managen, is net nadat de handtekening is gezet. Op dat moment is alle informatie van het contract paraat en het plannen van alle acties een peulenschil. MochaDocs helpt jou en je collega's op het juiste moment acties te verrichten, zodat verplichtingen en rechten worden nagekomen.
(leer hier meer: discipline)
MochaDocs is zo ontworpen dat, waar je ook bent, je altijd bij je contracten en alle (historische) informatie kunt. Oude contracten worden naar wens geheel automatisch gearchiveerd. Dus ook al ben je op bezoek bij een klant of leverancier, de juiste informatie is altijd voorhanden. De MochaDocs technologie zorgt ervoor dat je altijd een actueel overzicht hebt van alle contracten.
Natuurlijk zit er een volledige audit trail in MochaDocs. Alles wordt geregistreerd en kan achteraf worden gecontroleerd. Op ieder moment is de audit trail in te zien. Geheel volgens de geautoriseerde structuur natuurlijk. Dus je ziet alleen de audit waartoe je bent geautoriseerd.
Het delen van informatie is een belangrijk onderdeel van risicobeheersing, maar ook het delen van informatie vormt de basis voor de juiste beslissingen. MochaDocs helpt je bij het delen van deze informatie op een hele slimme manier. En alleen de informatie die mag worden gezien, wordt weergegeven.
Zorg ervoor dat medewerkers de juiste verantwoordingen krijgen. Met samenwerking bied je handvatten om te bouwen aan onderling vertrouwen en een goede werksfeer. MochaDocs ondersteunt elke vorm van samenwerking vanuit het contract gezien. Belangrijke componenten kunnen door verschillende medewerkers worden gemonitord terwijl acties door meerdere personen gelijktijdig kunnen worden uitgezet, ieder met een eigen verantwoording.
Zorg ervoor dat je team zicht houdt op belangrijke onderdelen uit het contract. Zorg voor de juiste deadlines en informatie en maak de juiste mensen er verantwoordelijk voor. MochaDocs laat je contracten managen op de inhoud en escaleert automatisch wanneer deadlines dreigen gemist te worden.
