Betrek stakeholders (gebruikers) bij het invoeren van nieuwe contracten. De MochaDocs applicatiebeheerder kan het invoeren en configureren van een contract door een stakeholder ondersteunen. Het contract wordt na invoer tijdelijk geparkeerd. De stakeholder die het contract zelf invoerd is er beter bij betrokken.
Nadat je een nieuwe stakeholder (writer) rechten hebt gegeven, kan deze contracten managen, notificaties ontvangen, maar ook eigenaar worden van documenten, financiële gegevens, taken, onderwerpen en contracten. De stakeholder kan dus zelfstandig contracten gaan toevoegen. Soms is het handig nieuwe stakeholders een handje te helpen. Voor de contracten van die nieuwe stakeholders hebben we een parkeerstand. Die contracten wachten dan op goedkeuring. Tot die tijd staan die contracten in de ongepubliceerde status en zijn niet zichtbaar voor andere stakeholders behalve voor de applicatiebeheerders.
Op het moment dat je één MochaDocs Software omgeving gebruikt op meerdere geografische locaties, binnen verschillende bedrijfsonderdelen of zelfs binnen verschillende organisaties, kan het zijn dat stakeholders zich ook op meerdere locaties bevinden. Je kunt ze ondersteunen door de door heringevoerde contracten tijdelijk te controleren op fouten, afwijkingen en instellingen. Als beheerder heb je toegang tot de MochaDocs Setup. Daarin regel je de algemene instelling voor de nieuwe contracten. Deze instelling kun je eigenlijk altijd aan hebben staan aangezien je het proces per gebruiker inregelt. Niet iedereen heeft een tussenstap nodig.
Lees ook het eBook: Waarom de Organisatiestructuur en de Contractstructuur niet matchen.
Per stakeholder kun je bepalen of de contracten tijdelijk worden geparkeerd. Het grote voordeel daarvan is dat de applicatiebeheerders zelf kunnen bepalen wie er nieuwe contracten rechtstreeks kan toevoegen aan MochaDocs en wie nog begeleiding nodig heeft. Ook kun je bepalen dat niemand contracten rechtstreeks kan toevoegen, of juist altijd. De applicatiebeheerder krijgt een melding nadat de stakeholder de laatste handeling aan het contract heeft verricht (er zit een instelbare vertraging in).
MochaDocs ondersteunt applicatiebeheerders met de afhandeling van ongepubliceerde en verwijderde contracten. De melding die de applicatiebeheerder krijgt, kan op twee verschillende manieren worden weergegeven. Deze manieren zijn standaard ingesteld.
1.
Boven in het scherm van de applicatiebeheerder wordt er via de bel en een getal duidelijk gemaakt dat er ongepubliceerde of verwijderde contracten staan.
2.
Per e-mail wordt dagelijks melding gemaakt aan de applicatiebeheerder van de ongepubliceerde of verwijderde contracten.
