Geautomatiseerde einddatum bewaking

Contract management software moet je gaan helpen met het administratieve proces rondom de einddatum. Het invullen van een einddatum is niet zo complex maar het handmatig bijhouden van de juiste einddatum indien een contract stilzwijgend wordt verlengd vergt een enorme administratieve discipline. En hoe meer contracten hoe meer werk dit is en hoe groter de kansen op fouten. Het monitoren van contracten op einddatum is essentieel om volgende redenen.

1

Tijdig starten met de heronderhandelingen

Het brengt ons bij het primaire uitgangspunt voor het managen van een contract op een einddatum: Je moet niet op zoek naar de opzegtermijn of einddatum informatie. De informatie daarover moet op zoek naar jou, op het juiste moment. Je moet dus op het juiste moment genotificeerd worden dat een contract afloopt.

eBook: Hoe manage je een contract op einddatum?

Contracten managen is helemaal niet moeilijk. Maar het is wel belangrijk dat je de basis goed in de vingers hebt. Te beginnen met het managen van een contract op einddatum. Waarom gaat het nog regelmatig verkeerd bij veel organisaties? Waarom lijkt het managen van een einddatum zo moeilijk? En waarom is het belangrijk? Het antwoord vind je in het gratis eBook.

Case study met United Quality: Inkoop voordelen uit je aanbesteding

Lees in deze case study over aanbesteden, afval, wagenpark en contract management.

Je hebt als gemeente, provincie of veiligheidsregio scherp ingekocht, duidelijke afspraken gemaakt en ze ingevoerd in een contract managementsysteem. Wat schiet je daar dan mee op? “De gemeente Maastricht maakt bijvoorbeeld gebruik van MochaDocs”, vertelt Van der Klooster, “die kregen een seintje dat ze moesten aanbesteden, waardoor wij op tijd werden ingeschakeld.”

Hoe belangrijk is de einddatum van je contract?

Bekijk de Mochadocs contract management podcast.

Op het moment dat je een schriftelijke afspraak maakt met een andere partij en daar een einddatum bij afspreekt, dan is daar vaak een reden voor. Wellicht dat je na bepaalde tijd zou willen bepalen of je het contract wilt opzeggen, verlengen of dat opnieuw wilt onderhandelen. In alle drie de gevallen zou je tijdig willen starten met het maken van een beslissing over wat de beste vervolgstap is. Veel bedrijven hebben geen zicht op de einddata van hun contracten, wat bijvoorbeeld een automatische verlenging van 5 tot 10 jaar als gevolg kan hebben. In Mochadocs krijg je automatisch een notificatie op het moment dat je actie moet ondernemen op je contract. Handig toch?

Het monitoren van contracten op einddatum