Waar helpt het je mee?

Het belang van de einddatum

Contracten managen op einddatum

Meer info? Bekijk de Mochadocs Academy

Wat is het belang van contracten managen op einddatum?

Wanneer loopt dat contract af?

Een contract managen op einddatum is belangrijk om de volgende redenen:

Je wilt weten of een contract actief is
Je kunt tijdig starten met heronderhandelingen
Je kunt onnodige contracten tijdig opzeggen
Je kunt nuttige contracten tijdig verlengen

Waarom hebben organisaties problemen met het managen van de einddatum?

Registreren versus het managen en beheren van contracten.

Ze werken met Outlook, Excel of andere registratiesoftware. Als je die programma's vervolgens goed onderzoekt, kom je tot de conclusie dat deze helemaal niet gemaakt zijn voor het managen van contracten.

Veel voorkomend probleem

Einddatum lijstje

Je kunt de einddatum van een contract wel ergens in een lijstje vermelden, maar dan heb je vervolgens erg veel discipline nodig om dat lijstje op regelmatige basis te bekijken. De praktijk leert dat dat niet gebeurt. Zo worden einddata in contracten gemist. Belangrijke redenen van voor het falen van einddatum lijstjes

Lijstjes sturen geen meldingen
Lijstjes moet je bijhouden, anders verouderen ze
Lijstjes zijn moeilijk deelbaar met anderen
Lijstjes raken zoek

Tijdige (Email) Notificatie

Wanneer de juiste persoon op het juiste moment de juiste informatie ontvangt, kan deze bepalen wat er met het contract gedaan moet worden. Voor het ontvangen van een tijdige notificatie zijn er twee basisvoorwaarden:

Voorwaarde 1: het juiste moment. De notificatie moet voor het verlopen van de opzegtermijn worden verstuurd. Het hangt van je organisatieprocessen af hoe lang van tevoren dat moet gebeuren.

Voorwaarde 2: de juiste persoon. De tijdige notificatie moet worden gestuurd naar de juiste persoon. Dat kan de eigenaar van het contract zijn, maar dat hoeft niet.

Altijd en overal toegang tot je contracten

Nog een belangrijke voorwaarde die vaak over het hoofd wordt gezien: degene die de notificatie ontvangt hoeft niet per se op dezelfde locatie te werken als degene die de contractinformatie heeft ingevoerd.

Toch moet hij of zij direct bij de informatie kunnen. Een cloud oplossing is daarbij een must. Zo kan iedereen altijd bij de juiste contractinformatie, de juiste afspraken en de juiste documenten.

Grip krijgen op de einddatum van je contract?