Grip krijgen op de einddatum van je contract?
Waar helpt het je mee?
Het belang van de einddatum
Contracten managen op einddatum
Meer info? Bekijk de Mochadocs Academy
Wat is het belang van contracten managen op einddatum?
Wanneer loopt dat contract af?
Een contract managen op einddatum is belangrijk om de volgende redenen:
- Je wilt weten of een contract actief is
- Je kunt tijdig starten met heronderhandelingen
- Je kunt onnodige contracten tijdig opzeggen
- Je kunt nuttige contracten tijdig verlengen
Waarom hebben organisaties problemen met het managen van de einddatum?
Registreren versus het managen en beheren van contracten.
Veel voorkomend probleem
Einddatum lijstje
Je kunt de einddatum van een contract wel ergens in een lijstje vermelden, maar dan heb je vervolgens erg veel discipline nodig om dat lijstje op regelmatige basis te bekijken. De praktijk leert dat dat niet gebeurt. Zo worden einddata in contracten gemist. Belangrijke redenen van voor het falen van einddatum lijstjes
- Lijstjes sturen geen meldingen
- Lijstjes moet je bijhouden, anders verouderen ze
- Lijstjes zijn moeilijk deelbaar met anderen
- Lijstjes raken zoek
Musthaves voor het managen van de einddatum van je contract
Tijdige (Email) Notificatie
Wanneer de juiste persoon op het juiste moment de juiste informatie ontvangt, kan deze bepalen wat er met het contract gedaan moet worden. Voor het ontvangen van een tijdige notificatie zijn er twee basisvoorwaarden:
- Voorwaarde 1: het juiste moment. De notificatie moet voor het verlopen van de opzegtermijn worden verstuurd. Het hangt van je organisatieprocessen af hoe lang van tevoren dat moet gebeuren.
- Voorwaarde 2: de juiste persoon. De tijdige notificatie moet worden gestuurd naar de juiste persoon. Dat kan de eigenaar van het contract zijn, maar dat hoeft niet.
Altijd en overal toegang tot je contracten
Nog een belangrijke voorwaarde die vaak over het hoofd wordt gezien: degene die de notificatie ontvangt hoeft niet per se op dezelfde locatie te werken als degene die de contractinformatie heeft ingevoerd.
Toch moet hij of zij direct bij de informatie kunnen. Een cloud oplossing is daarbij een must. Zo kan iedereen altijd bij de juiste contractinformatie, de juiste afspraken en de juiste documenten.