Demo aanvragen    Login  

Hoe evalueer je tijdig de automatische verlenging van een contract?


Een cruciaal onderdeel van Contract Management Software is dat de juiste persoon tijdig notificaties ontvangt. Een belangrijke notificatie is zowel die van de automatische verlenging van het contract op de einddatum als de automatische beëindiging ervan. Wat moet je doen als je zo´n einddatum notificatie ontvangt? En hoe evalueer je dan het contract?

Hoe evalueer je tijdig een automatische verlening van een contract?


Wanneer begin je met de evaluatie van de einddatum?

Zorg dat je jezelf, je team en je organisatie voldoende de tijd geeft om een contract volledig te evalueren. Het moment van het notificeren tot de uiteindelijke einddatum van de opzegging moet voldoende tijd bevatten. Je hebt niet alleen tijd nodig om een contract te evalueren, maar eventueel ook om het contract opnieuw te onderhandelen of om een nieuwe leverancier te zoeken. 


Uit MochaDocs haal je alle informatie die tijdens het uitoefenen van het contract is verzameld. Dit kunnen tussentijdse evaluaties zijn, maar ook of afspraken uit het contract tijdig en correct zijn nageleefd.

 


 

Het contractoverzicht, de bijlagen, de activiteiten en historische informatie in een oogwenk.

  • Het dashboard van het contract met einddatum en opzegtermijn
  • Check de Audit Trail om te zien wat, waneer, door wie is gedaan.
  • Takenlijst lopend contract

Gebruik alle contractinformatie tijdens je einddatum evaluatie

Alle bijlagen zijn tijdens het uitoefenen van het contract toegankelijk voor de contracteigenaar. Het uploaden van allerlei documenten geeft aan het einde van de contractperiode een goede aanvulling op de check van de status en geschiedenis van alle afspraken. Een goed gedocumenteerd contract vormt de basis voor een goede evaluatie. Een audit trail is daarbij een noodzakelijk onderdeel om te zien wat er is gedaan, wanneer het is gedaan en door wie het is gedaan.

 

Daarnaast is het wenselijk om het contract op inhoud te gaan vergelijken met soortgelijke contracten. De inhoud en eventuele verbetermaatregelen van andere contracten, gecombineerd met de informatie uit het te expireren contract kunnen een prima basis vormen voor de einddatum beslissingen.

 

Als je de activiteiten uit het contract goed hebt ingeregeld en het contract zou automatisch verlengen, dan worden ook automatisch alle taken die daarvoor geschikt zijn, opnieuw ingepland voor de nieuwe periode van het contract. Loop dan alle geplande toekomstige acties na om te zien of deze nog overeenkomstig zijn met de nieuwe voorwaarden. Want ook aan het einde van die nieuwe overeenkomst krijg je de vraag: "Hoe evalueer je tijdig een automatische verlenging van een contract?"

Meer weten over MochaDocs?

 

Vraag een Demo aan

Inhoud voorbeelden


 

Schrijf je in voor updates


Meer Onderwerpen


MochaDocs Voorbeelden


Download Gratis eBooks


Stel ons je vraag


"Met MochaDocs kun je eenvoudig nagaan of iets gedaan is of niet."

Alex van Veen

First Secretary, Ministerie van BuitenlandseZaken/RSO Azië