Demo aanvragen    Login  

Einddatum taak toevoegen aan een contractsoort


In de setup kun je de taken uit een contractsoort aanpassen aan de behoefte van je onderneming of organisatie. Dit doe je in de setup van MochaDocs. De belangrijkste taak die je kunt toevoegen is de taak die je tijdig gaat herinneren aan de einddatum.

 

Standaard taak herinnering einddatum

 

 



Laatste aanpassing: maart 2018

 

Contract Management Tip! 

TIP! Denk per contractsoort goed na over het moment waarop je genotificeerd wilt worden. 

MochaDocs_Logo_0415

 


 User Guide: Administrator

User Guide Manager

Informatie delen mag:
   

Leer meer over de Software

Bij het aanmaken van een contractsoort wordt de taak herinnering einddatum automatisch voor je gereed gezet


Het meest voorkomende probleem bij het managen van contracten is het managen van de einddatum. Daarom wordt deze taak automatisch aangemaakt als je een nieuwe contractsoort toevoegt. De standaard waarden zijn dan:

 

1. Beschrijving: "Bepaal wat er moet gebeuren op de einddatum van het contract."

2. Notificatie moment: 31 dagen voor opzegtermijn

3. Einddatum, taak: 1 dag voor opzegtermijn


1. Beschrijving


 

Je kunt de inhoud van de beschrijving aanpassen aan je eigen wensen. Op het moment dat je dan een contract toevoegt en je selecteert de beschrijving van de taak uit de geselecteerde contractsoort klik je op het edit vierkante achter de taak edit en pas je de beschrijving aan.


Beschrijving einddatum taak aanpassen aan eigen inzichten

 Taak herinnering einddatum bewerken

 

In deze situatie heeft de administrator de standaard tekst aangevuld met een paar mogelijkheden zoals heronderhandelen, verlengen en stoppen. Je zou in deze situatie zelfs het woord 'contract' kunnen veranderen in 'abonnement'. Het gaat in dit voorbeeld over de taak van de einddatum die onder de contractsoort 'abonnement' valt.

 


2. Notificatie moment


 

In het bovenstaande voorbeeld zie je dat de notificatie datum ook is veranderd van de standaard 31 dagen voor opzegtermijn naar 2 maanden voor de opzegtermijn. De instelling is een default en wordt toegepast bij het toevoegen van een nieuw contract aan MochaDocs. Op basis van de gegevens die worden ingevoerd zal MochaDocs de taken op het juiste notificatie moment zetten. Let op dat je een taak die een relatie heeft met de einddatum en ook bedoelt is voor het managen van de einddatum altijd een notificatie moment kent die een relatie heeft met de opzegtermijn van het contract. Daarom zal er bij een taak herinnering einddatum altijd standaard gekozen worden voor die relatie met de opzegtermijn. Eigenlijk manage je de einddatum niet, maar de opzegtermijn van het contract.


Opzegtermijn managen

 

Opzegtermijn managen

 

3. Einddatum taak


 

Nu je weet dat je eigenlijk de opzegtermijn aan het managen bent, weet je ook dat de laatste dag dat je nog kunt opzeggen de laatste dag is voor het verstrijken van de opzegtermijn. Om misverstanden daarover te voorkomen staat er altijd in de standaard taak herinnering einddatum een termijn van 1 dag voor opzegtermijn. Desgewenst kun je deze ook op 0 dagen voor opzegtermijn zetten.


Contractenoverzicht met rechtsboven "Contract toevoegen"

 

 0 dagen voor opzegtermijn

 

Zorg er ook voor dat je het vinkje 'Ja, taak wordt opnieuw ingepland bij verlengen contract' aan heb staan. Als je een contract aan MochaDocs toevoegt en het contract heeft een stilzwijgende of automatische verlengingsclausule, dan heb je voor de toekomstige periodes ook deze taak weer nodig. De taak zal automatisch worden ingepland bij het verlengen van het contract en dat zal doorgaan totdat je het contract niet meer verlengd of op inactief gezet hebt.