Login

Het Escalatieproces


Alleen een notificatie is niet voldoende. Je wilt volledige grip krijgen op de uitvoering van contractuele taken.

Het Escalatieproces

Wat als een deadline niet gehaald wordt? Wie moet wanneer op de hoogte worden gesteld? Te laat ontdekken dat een taak niet is uitgevoerd, kan ingrijpende gevolgen hebben. Daarom is het belangrijk om een escalatieproces te hebben.

 

Een escalatieproces geeft de eigenaar van een contract een basis voor een geautomatiseerde controle op de uitvoer van taken. Het versturen van een taak geeft niet de garantie dat die taak ook daadwerkelijk wordt uitgevoerd. Ook met een escalatieproces heb je nog geen volledige zekerheid, maar het komt al dichter in de buurt. Het stelt de verantwoordelijke personen in staat om tijdig te reageren wanneer een taak niet wordt uitgevoerd voor de gewenste einddatum.


De contracthiërarchie en het escalatieproces

MochaDocs Taak Escalatie process

 

Contracten hebben binnen een organisatie een eigen procesgang met bijbehorende hiërarchie. Het probleem escaleren bij de operationele uitvoer van een taak is op het contact gebaseerd, niet op basis van de organisatorische uitvoer.

 

In tegenstelling tot veel processen binnen een organisatie hebben contracten een eigen procesgang met bijhorende hiërarchie. Het escaleren van een probleem bij de operationele uitvoer van een taak is op basis van het contract gebaseerd, niet op basis van de organisatorische uitvoer (hoewel dit in de praktijk wel vaak overeenkomstige situaties zijn).

 

Van belang is dus te escaleren binnen de verantwoordingen van het contract, of beter gezegd wie er verantwoordelijk is voor een bepaald deel van een contract met bijhorende taken. Wat nu indien de taak niet tijdig voor de einddatum van die taak wordt uitgevoerd?

 

MochaDocs voorziet in een escalatie via een onderwerpeigenaar, en dan naar de contracteigenaar. Wanneer er geen onderwerpeigenaar is, rechtstreeks naar de contracteigenaar. We doen dat op basis van een percentage verstreken tijd. Is er een x% tijd verstreken en de taak is niet gereed, dan zal de taak escaleren naar de onderwerpeigenaar. Is er vervolgens een y% tijd verstreken en de taak is nog steeds niet gereed dan zal de contracteigenaar op de hoogte worden gesteld.

 


Het instellen van het escalatie process

 

Het inrichten van het escalatieproces is een eenvoudige handeling. Het kan worden gedaan door de beheerder van MochaDocs binnen de eigen organisatie. Die persoon kan alle aanpassingen van MochaDocs verrichten inclusief het escalatieproces.

 

 

  

Software

    Bekijk Mochadocs in actie!