Login

Herhalende taken eenvoudig inplannen


Taken die telkens terugkomen

Taken die telkens terugkomen.

Een taak die telkens terugkomt, kun je automatiseren. Dat scheelt administratief werk en er worden minder fouten gemaakt. Contracten managen wordt daardoor een steeds efficiëntere discipline binnen je organisatie. De nadruk ligt niet op de registratie van de contractonderdelen, maar op de uitvoering van de acties van een contract. Beter gezegd: Het gaat de eigenaar van een contract om de inhoud (van het contract) en niet om de verpakking (MochaDocs). Daarom helpen we de contracteigenaar door alle voorspelbare terugkerende taken te automatiseren. Hieronder hebben we twee verschillende vormen uitgewerkt. 

Terugkerende taken bij een contractverlenging


In contracten komen taken voor die bij een automatische verlenging van een contract ook in de nieuwe contractperiode weer van toepassing zullen zijn. 

 

Taak bewerken Mochadocs Setup

Je kunt op twee manieren een taak toevoegen aan een contract.

 

De eerste manier (staat hier links weergegeven) is via de inrichting van een contractsoort. Deze inrichting wordt door de beheerder of administrator van MochaDocs verricht.

 

Er kunnen taken worden aangemaakt als template binnen een contractsoort. Indien de gebruiker de contractsoort selecteert bij het invoeren van een contract, zullen automatisch alle in de template gebouwde taken verschijnen in het nieuwe contract. Bij een automatische contractverlening zullen de geselecteerde taken automatisch correct weer opnieuw worden ingepland. Zo kun je denken aan het automatisch opnieuw inplannen van de notificatie die betrekking heeft op de einddatum.


 

De repeterende taak


De repeterende taak is eenzelfde soort taak die vaker dan 1 keer gedurende de looptijd van een contract voorkomt.

 

Repeterende taak in het contract

De repeterende taak.

Als een contract een repeterende (of wederkerige) taak bevat, dan kun je bij het invoeren hiervan "herhaald inplannen" aanklikken. In het scherm verschijnt dan de mogelijkheid om de periode en de einddatum van het inplannen in te voeren.

 

Elke vorm is mogelijk en afhankelijk van de einddatum en de periode die tussen de taken ligt, zullen er automatisch extra taken worden aangemaakt die dezelfde informatie bevatten als de eerste initiële taak.

 

In dit voorbeeld wordt er gedurende een jaar per kwartaal een taak gegenereerd. De uitkomst van het scherm hierboven, wordt hieronder weergegeven.

 

Uitkomst repeterende taak uit het contract

 


 

De repeterende taak met financiële gegevens

Je hebt de mogelijkheid om financiële gegevens aan een taak te koppelen. Wanneer er in een contract een datum gerelateerd financieel item is opgenomen, zoals bijvoorbeeld periodieke betalingen, en dit dient ook nog eens periodiek te gebeuren (bijvoorbeeld vier kwartaal betalingen van een jaarcontract) dan help MochaDocs niet alleen bij het automatiseren van de repeterende taak, maar plaatst het ook de financiële items precies op het juiste moment in het contract. In het onderstaande voorbeeld zijn er vier kwartaalbetalingen opgenomen en die financiële waardes zijn datum gerelateerd. Er is dus een overzicht van de taken, maar ook een overzicht van de betaalmomenten en de daarbij horende datums.

 

Financiële gegevens koppelen aan repeterende taken uit contracten

 

 

Screenshot Overzicht repeterende taak

 

 

  

Software

    Bekijk Mochadocs in actie!