Demo aanvragen    Login  

Hoe beheer je makkelijk wijzigende, terugkerende contractactiviteiten?


Is het handig om alle toekomstige contractactiviteiten direct in te plannen of kan een takenplanner je helpen bij het managen van je contractuele toekomstige repeterende activiteiten

Terugkerende taken in een contract

 

Wat is een takenplanner? Wanneer is het activeren van een takenplanner een slimme oplossing voor toekomstige, wijzigende contractactiviteiten? Is het activeren van een takenplanner handiger dan het activeren van een repeterende taak die vooraf in je contract wordt ingepland? Hoe en wanneer gebruik je dan een takenplanner?

 

Wat is het doel van de takenplanner?

calendar
Het managen van de inhoud van een contract kan soms met zich meebrengen dat je vaak eenzelfde soort handeling moet verrichten over een langere periode uit een contract. Een voorbeeld daarvan is het inplannen van een jaarlijkse evaluatie maar ook het inplannen van het checken of betalen van een repeterende betaling van bijvoorbeeld de huur van vastgoed. In de regel lijkt het wel makkelijk om alvast alle toekomstige taken gereed te zetten zodat op het juiste moment de juiste taak naar de juiste persoon wordt gestuurd. Maar wat nu als de informatie van de activiteit (of de daaraan gekoppelde financiële waarde) gedurende de uitvoer van het contract aan wijzigingen onderhevig is? Wil je dan alle taken nalopen en deze stuk voor stuk voorzien van nieuwe informatie? De takenplanner biedt een oplossing. Deze plant de taak pas in op het moment dat dit nodig is, niet eerder.

Een voorbeeld onderhoudstakenplanner

  • Takenplanner contract management uitgebreidt
  • Takenplanner contract management

1. Het inregelen van de taak (in de takenplanner)

Kenmerkend voor de takenplanner is het deel waarin je de taak definieert. Eigenlijk is het net alsof je een gewone taak gaat inplannen. Je hebt eerst de volgende onderdelen nodig:
De taaknaam
Eventueel het onderwerp waar deze taak toe behoord
De beschrijving van de taak (wat moet je doen en eventueel volgens welke instructie)
De einddatum van de eerste in te plannen taak uit de hele serie
De notificatiedatum van de eerste in te plannen taak uit de hele serie
De Status
De Prioriteit
En tot slot de eigenaar van de taak
In de schermafdruk hieronder zie je hoe het invoerscherm eruit ziet. De hierboven omschreven velden zijn dezelfde velden als de velden van een gewone, niet terugkerende taak.

2. Het inregelen van de planner (in de takenplanner)

Als tweede omschrijf je nu de planner. Het mechanisme die de hierboven omschreven taak telkens weer op het juiste moment inplant. Een viertal gegevens zijn hiervoor van belang:

 

De takenplannernaam
De frequentie waarin de taken moeten worden aangemaakt. Indien je de einddatum kiest, kun je gedurende de looptijd van het contract de einddatum van het contract gewoon aanpassen (vervroegen of verlaten) terwijl de takenplanner gewoon door blijft plannen tot de nieuwe einddatum
De eigenaar van de takenplanner (dat hoeft niet dezelfde eigenaar te zijn als de taakeigenaar)
En of de takenplanner actief of niet-actief is

  • voorbeeld_takenplanner

3. Het inregelen van financiële waarde (bij de taak in de takenplanner)

Belangrijk om te weten is dat de periode waarover de financiële waarde gaat zeker niet dezelfde periode hoeft te zijn als de periode waarin de taak actief wordt (notificatiedatum tot einddatum). Het kan dus zijn dat je bijvoorbeeld een notificatie krijgt op 1 april en dat de einddatum van de activiteit op 30 april moet zijn afgerond. De activiteit kan zijn: het betalen van de maand huur vooraf (bijvoorbeeld EUR 1.000). Dat betekent dat de financiële waarde een begindatum heeft van 1 mei en een einddatum van 31 mei. De financiële waarde gaat exact over de juiste periode en de notificatie komt eveneens op exact het juiste moment.

Als je nu het geheel gaat opslaan zal MochaDocs automatisch alle taken die in het verleden liggen direct gaan aanmaken zodat het contractdossier compleet blijft. Je kunt deze taken allemaal direct behandelen. De eerstvolgende taak voor de toekomst wordt pas aangemaakt op het notificatiemoment van die eerstvolgende taak. De informatie is aanpasbaar. Dus als de financiële waarde EUR 1.100 wordt, pas dit dan aan in de takenplanner en alle toekomstige taken zullen automatisch de nieuw ingevoerde waarde meenemen. 

Meer over repeterende taken......

 

Het invoerscherm financiële waarde aan de taak in de Takenplanner

  • Invoerscherm_Takenplanner

Inhoud


 

  

 

Schrijf je in voor updates


Meer Onderwerpen


MochaDocs Voorbeelden



Aan te bevelen case study:

Case Study MochaDocs Contract Management door Uniserver

Case Study