Case Study Contract Management: Duidelijke wensen, een simpele tool, tienduizenden euro’s besparen

Duidelijke wensen, een simpele tool, tienduizenden euro’s besparen

Hoe krijg je zicht op de opzegtermijnen van je contracten? Welke contracten zijn overbodig? Bij Cloudprovider Uniserver hebben ze een duidelijk idee over effectief contractmanagement. Ze zochten alleen nog de juiste tool . Uiteindelijk bespaart het bedrijf tienduizenden euro’s op jaarbasis.

Lees de Contract Management casestudy van Uniserver over het gebruik van MochaDocs

Over Uniserver Internet
Uniserver, koploper in Cloud Hosting in Nederland, gelooft dat samenwerking leidt tot de beste resultaten op centraal opgestelde IT. Uniserver klanten profiteren van (cloud en business) oplossingen op basis van efficiency, kwaliteit en innovatie. De kwaliteit wordt gewaarborgd door de beste hardware, software, technologieën en mensen die er zijn. Uniserver medewerkers worden daarom ‘streng’ geselecteerd en actief gecoacht en bijgeschoold om te excelleren. Uniserver kent een professioneel personeelsbestand van gekwalificeerde, ambitieuze en gemotiveerde medewerkers, die snelle groei mogelijk maken.

Uitdaging

Bij Uniserver ligt contractinformatie verspreid over verschillende plekken. “Er was een CRM pakket, het stond op netwerkschijven, in de mail bij mensen, in mappen in de kast”, blikt Robert De Roos terug. Hij is als Supplier & Asset Manager bij Uniserver verantwoordelijk voor een groot aantal contracten. “We hadden overal wel een proces voor, maar toch werd er soms wat vergeten,” vervolgt De Roos, “daardoor krijg je stilzwijgende verlengingen. Bij een gemiddelde lijnverbinding gaat dat al om 25.000 euro. Wat ik ook heb gezien is dat bepaalde uitbreidingen van onze capaciteit op het juiste moment niet werden doorgezet.”

Er ligt een uitdaging voor De Roos. Hoe krijgt Uniserver zicht op honderden contracten? Hoe voorkom je onnodige verlengingen? Hoeveel geld bespaar je daar uiteindelijk mee? En kan het op een eenvoudige manier?

‘Daarmee besparen we zeker tienduizenden per jaar’

minder leveranciers, minder contracten

Anderhalf jaar na invoering van MochaDocs is De Roos nog steeds een enthousiast gebruiker van MochaDocs: “Ik kan alles erin kwijt wat ik wil. Op het begin miste ik nog wat rapportagemogelijkheden, maar die zijn er inmiddels bijgekomen. Dat helpt me om een kleine begroting op te stellen, om te kijken hoeveel contracten we bij een leverancier hebben en hoeveel er verlopen. De keuzemogelijkheden zijn onbeperkt. De flexibiliteit van de software komt overal in terug. Het geldt voor elk bouwblokje.”

Uniserver heeft geen last meer van contracten die ongewenst stilzwijgend worden verlengd. Meerdere mensen werken met het pakket en door de vooraf ingestelde herinneringstermijnen krijgt de juiste persoon op het juiste moment een melding van het systeem.