De bespaarde bedragen staan niet in verhouding tot de kosten voor de software!

Hoe maak je meer mensen verantwoordelijk voor het evalueren van contracten, zonder door te schieten in regeldruk? Hoe je kunt besparen op je kosten door beter inzicht te krijgen in de contracten met je leveranciers.

Huiskes-Kokkeler Hengelo 2010

Een slimme investering.

“Toen de afstudeerder zijn onderzoek bij ons deed, kwamen we erachter dat er veel contracten doorliepen terwijl wij dachten dat ze al afgelopen waren. Daar hebben we gelijk besparingen op gemaakt. Dat doen we nog steeds.” Korthorst: “Ik heb net de huur opgezegd van een pand, als dat door was gelopen, heb je het over een kostenpost van drieduizend euro per maand.”

De projectmanager noemt ook de mogelijkheid om scherper te onderhandelen met leveranciers nu (bijna) alle contracten op het hoofdkantoor beschikbaar zijn. Daar lopen geschatte besparingen in de tienduizenden euro’s. Uiteindelijk blijkt contractmanagement een goede investering: “Die bedragen staan niet in verhouding tot de kosten voor de software.”

“Je wordt gedwongen actie te ondernemen”

Meldingen op het juiste moment

Hoe bevalt de nieuwe aanpak met de contractmanagement software? “We gebruiken het een half jaar nu”, vertelt projectmanager Korthorst,“ik heb de indruk dat het goed werkt. We doen het heel praktisch hier. Ik kijk er eens per week naar. Er staat niet in mijn functiebeschrijving dat ik contractmanager ben. We zijn ook geen multinational die er een afdeling voor hebben.”

“Af en toe krijg ik een mailtje met vragen, bijvoorbeeld: we hebben een prijsverhoging, klopt dat conform dit en dit contract?”

Verplichtingen in één oogopslag

“Een aantal managers kunnen zelf nieuwe contracten aanmaken, maar die groep hebben we expres beperkt gehouden. Als de algemeen directeur een nieuw contract heeft, legt hij die gewoon bij mij neer. Het middenmanagement kan contracten alleen inzien, dat wordt nog minder vaak gedaan, maar ze weten mij en de controller goed te vinden.”