Naar alle blogs

Hoe zorg je dat de tegenpartij zijn afspraken nakomt?

Hoe zorg je dat de tegenpartij zijn afspraken nakomt?

Het verhaal van een contractmanager bij een gemeente (100k+ inwoners) die liever zijn leveranciers helpt dan dat hij een boete oplegt.

 

Sommige commerciële partijen vinden het wel prima als een leverancier bepaalde afspraken niet nakomt. Er staat immers een flinke boete of korting tegenover in het contract. Maar voor de relatie tussen een gemeente en haar geprivatiseerde reinigingsdienst ligt het toch net iets anders: Het liefst komen ze beiden alle afspraken na.

Reinoud Goverts, contractmanager openbare werken bij een gemeente
nadenken.png

Dit is Reinoud Goverts*. Hij heeft meer dan 10 jaar ervaring als kwaliteitsadviseur en contractmanager bij een middelgrote Nederlandse gemeente (categorie Amstelveen, Zwolle, Maastricht). Je zou hem een expert kunnen noemen. 

 

Op internet vindt hij een handige contractmanagement-tool“Ik wilde het proberen,” vertelt hij, “door één contract er minimaal een jaar in te stoppen.”

 

Hij kiest voor een contract dat gaat over de reiniging en afvalverzameling in de stad.

 

Het is afgesloten met de voormalige gemeente reinigingsdienst.

 

De software heeft een bepaalde indeling waarmee je onderdelen kan managen”, vertelt Goverts.

“Maar je hoeft niet naar een cursus te gaan om het te leren. Je moet het gewoon zelf doen. Daardoor blijft het je ook veel beter bij.”

Hij is uiteindelijk vijf dagen bezig. Dan heeft hij alle afspraken uit het (omvangrijke) contract in de software gezet.

 

“En niet alleen rapportageverplichtingen van de opdrachtnemer, maar ook onze eigen verplichtingen om binnen een bepaalde termijn te reageren.”

De mensen bij het reinigingsbedrijf

Dit zijn de medewerkers van het voormalige gemeente reinigingsbedrijf. Ze zijn goed in hun werk, maar met contractmanagement hebben ze geen ervaring.

vragen.png

 

Goverts geeft ze toegang tot de software “Ga maar eens rondneuzen. Kijk of je de logica herkent waarmee ik de afspraken heb ingevoerd.” De voormalige gemeentedienst reageert enthousiast.

 

 

“Het was voor hun ook een openbaring. Ze kregen meer inzicht in de benodigde processen. In een papieren bestek staat altijd opdrachtnemer doet dit of opdrachtnemer doet dat...

"Met deze software moet je specifiek aanwijzen wie verantwoordelijk is. Wie gaat dit rapport opstellen? Wie levert het aan?”

Het reinigingsbedrijf krijgt volgens Goverts ook meer inzicht in de kostprijs van de diensten die ze leveren. Is hij niet bang dat ze dat inzicht kunnen gebruiken om de prijzen te verhogen?

 

“Ja, dat zou best kunnen, maar dan heb ik altijd nog het fenomeen benchmark om de prijzen met elkaar te vergelijken. Bovendien is het een bedrijf waar wij als gemeente nog voor 83% eigenaar van zijn.” 

Van 100 rapportages naar 30
rapportage-2.png

Het is niet alleen maar feest met de nieuwe software: “Na het invoeren van alle informatie, kwam er een gigantische waslijst aan taken uit”, vertelt Goverts. Het reinigingsbedrijf schrikt behoorlijk: “Ze hadden zich nooit gerealiseerd dat ze zoveel rapportages zouden moeten leveren.” En eigenlijk zit Goverts daar als opdrachtgever ook niet op te wachten:

“Ik wil geen kruiwagen vol cijfers.”

Samen met het reinigingsbedrijf gaat Goverts met een stofkam door alle teksten in het bestek. “Dat heeft geleid tot een veel slimmer contract. We hebben het aantal rapportages en het moment van rapporteren herzien. Je kunt wel elke maand een rapportage verlangen, maar doe je er dan elke maand ook iets mee?” Uiteindelijk brengen de partijen het aantal rapportages terug van meer dan honderd naar dertig.

Belangrijke gegevens ontbreken!

risico.png

Bij de overgebleven rapportages merkt Goverts dat het reinigingsbedrijf nog niet alle cijfers kan leveren.

 

Hij geeft een voorbeeld: “Stel dat de bewoners van gemeente x in een jaar veel meer kunststof afval gaan scheiden. Dat betekent dat je veel meer zakken moet kopen om het in te zamelen. Het betekent ook dat dat de verkoop van de verplichte vuilniszak een stuk minder wordt en tot slot dat de kosten voor de verbranding van afval minder worden. Zonder die cijfers weten betrokkenen misschien niet wat er geleverd moet worden en wanneer.”


“Door alle taken te benoemen in je contract, en door ze na te leven, wordt het een stuk helderder”, legt Goverts uit. Hij gaat met het reinigingsbedrijf in gesprek over de betekenis van ISO-certificering en het belang van een financiële verantwoording per kwartaal. De voormalige gemeente reinigingsdienst past zijn organisatie aan.

 

Besparen door afspraken controleren

Goverts is tevreden over de geboekte vooruitgang. “En als iets niet gebeurt, weet ik dat ik bepaalde zaken ook niet hoef te betalen.”

 

kosten besparen 2.png

Is dat al een keer voorgekomen? “Eind 2013 kregen we een naheffing van anderhalve ton. Men gaf zelf in de rapportage aan dat de interne kosten voor een bepaalde post dat seizoen lager waren. Dan moet het ook lager zijn bij de externe kosten.”

 

Dat bleek niet het geval. Met dank aan de oplettendheid van Goverts en de focus die hij met de software kon krijgen, bespaart de gemeente X op één contract al 75.000 euro. 

Samenwerken blijft het belangrijkst
samenwerking.png

Toch is besparen ten koste van opdrachtnemers niet de focus van de contractmanager openbare werken. “Je kunt er conform de eisen van het contract hard in gaan,” legt Goverts uit, “maar bij een contract voor het onderhoud van een brug gedurende vijfentwintig jaar, wil je geen scheve verhouding tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.” 

 

Hij probeert zelfs actief te helpen bij het vergroten van kennis van de andere partij: “Bij een groot contract voor het bouwen van een brug, bleek dat een aantal mensen bepaalde kennis misten.

"..toen hebben wij als organisatie een minicursus gegeven. Elke dinsdag tussen acht en half negen zaten we daar samen.”

Goverts kan zich niet meer voorstellen dat je alleen maar naar contracten kijkt tijdens de inkoopfase: “Ga je het van te voren dichttimmeren, dan is het zo lek als een mandje.” Hij wil de contractperiode blijven samenwerken met alle betrokkenen, want: “Verstoppertje spelen gaat je niet helpen.”

 

Wat het gemeente X opleverde

Een managementsamenvatting voor elk gemeentehuis. Dit is wat het helpen van leveranciers met hun contractafspraken opleverde:

 

orange_building.png

 

Vinkje Blauw check.pngSlimmere contracten, 70% minder rapportages.

Vinkje Blauw check.pngProfessionalisering bij leveranciers (voldoen aan ISO-normen)

Vinkje Blauw check.pngKortingen of boetes zijn mogelijk, maar niet het doel

Vinkje Blauw check.pngDuurzame relatie tussen opdrachtgever en -nemer

 

Key take away: Betrek alle stakeholders 

New Call-to-action

 

Het verhaal van Goverts past wat ons betreft prima bij het idee dat je alle stakeholders (belanghebbenden) betrekt bij het managen van je contract.

 

Simpel gezegd:

Iedereen komt zijn afspraken na = het grootste rendement

 

Dan moet je natuurlijk wel eerst goed weten wie de stakeholders zijn:

 

Ga naar het eBook

 

 

*Reinoud Goverts is een gefingeerde naam, het verhaal is echter waargebeurd


Huib van der Struik
Huib van der Struik
May 2017

Stakeholder Inkoop Inkoop Manager

Bekijk alles