04 februari 2014

Contractuele afspraken nakomen met discipline of slimme mechanismen?

Discipline

......is het gedrag dat gericht is op orde. Het wordt bewust gestuurd en is gericht op de regels en waarden die in de maatschappij gelden voor de omgang met elkaar. Daarom maken we ook afspraken met elkaar, zowel schriftelijk als mondeling. Om mogelijk te maken dat er orde bestaat en de dingen hun beloop krijgen, is het op veel gebieden zonder meer bevorderlijk, misschien zelfs noodzakelijk. 

(uit: http://www.menselijk-lichaam.com/psychologie/discipline)

 

 

Geautomatiseerde discipline en de wereld op de kop zetten

Met de komst van de computer zijn er veel disciplines geautomatiseerd. Een laatkomer in het automatiseren is het managen van contracten. Zo is MochaDocs opgericht in 2013 door één van de Contracked oprichters (Nederlandse pionier in Contract Management).

 

In de begindagen van MochaDocs definieerden wij met ons team in een aantal brainstormsessies de architectuur voor ongelimiteerd contractmanagement. We constateerden in een vroeg stadium dat het automatiseren van een discipline direct leidt tot succesvol nakomen van gemaakte contractuele afspraken.

 

In de begindagen van MochaDocs zaten wij met ons team in een aantal brainstormsessies de architectuur voor ongelimiteerd contract management te definiëren. We constateerden in een vroeg stadium dat het automatiseren van een discipline direct leidt tot een succesvolle nakoming van gemaakte contractuele afspraken.

MochaDocs_Contract_Management_Discipline

Daarnaast is het noodzakelijk dat gebruikers werken met instrumenten die hun werkzaamheden versnellen, vergemakkelijken en vereenvoudigen. Het moet ook leuk en nuttig zijn om je kostbare tijd te spenderen aan Contract Management.

 

Maar ook de definitie van de don'ts zijn van belang. Toen wij de wereld van Contract Management op de kop gingen zetten, moesten we één ding zeker niet doen: Een registratie tool bouwen waarbij de meeste tijd in administratieve afhandeling ging zitten. De kunst was deze administratieve handelingen te automatiseren. Daarmee maakten we een duidelijk onderscheid tussen de dingen juist doen of de juiste dingen doen. En we schreven ook gelijk ons innovatie handboek waarin we ons committeerden aan het veranderen van de Contract Management Industrie. Tegenwoordig gaat dit door het leven als Contract Management Innovation waarin ook visualisatie van contracten staat beschreven.

 

 

Interne mechanismen

Met software kun je eigenlijk alles bouwen. De kunst, maar ook de opdracht is dus het bouwen van een mooie, eenvoudige en slimme oplossing voor het managen van contracten. Bij de lancering van ons prototype in december 2012 ontstond discussie over de vraag hoe vaak we een reminder moesten stuurden op een taak. Als je goed gaat nadenken over die vraag kom je al snel tot de conclusie dat het eigenlijk raar is dat een taak nog een extra reminder moet krijgen. Als dat zo zou zijn, kun je ook de stelling verdedigen dat de reminder ook een reminder moet kunnen krijgen. En die ook weer. En waar houdt het dan op?

 

Hoeveel reminders moeten er worden gestuurd voordat iemand zijn verantwoording neemt? Eén e-mail notificatie moet toch voldoende zijn? We vonden de oplossing uiteindelijk bij het instellen van een escalatieproces (bijvoorbeeld: van de onderwerpeigenaar naar de contracteigenaar). Dat werkt beter dan alleen maar reminder op reminder laten volgen. 

 

We kunnen inmiddels rustig stellen dat de MochaDocs gebruikers slim werken. We verlagen administratieve drempels en helpen gebruikers op een vriendelijke en doeltreffende wijze in het nakomen van gemaakte afspraken. Zo bouw je aan een betere organisatie en zo veranderen we elke dag op organische wijze het nakomen van gemaakte contractuele afspraken.

 

 

Gemaakte contractuele afspraken nakomen met slimme mechanismen en discipline!

Discipline blijft belangrijk, maar je moet deze pas inzetten nadat je slim hebt nagedacht over het bereiken van goede resultaten. Met een minimale administratieve investering een zo maximaal mogelijk rendement genereren. Zo veranderen we elke dag op organische wijze het nakomen van gemaakte contractuele afspraken.

Meer weten? Schrijf je in voor een demo!

 

Vraag een Demo aan

 


Abonneer je op Blog Updates


Deel deze contract management blog via social media

   

De vijf meest populaire eBooks


Bel ons: + 31 85 785 5100