Beknopt feature overzicht gebruikers MochaDocs

Overzicht van de verschillende features per gebruiker

Inleiding

In contractmanagement en contractbeheer spelen er eigenlijk twee type gebruikers een rol. Zij die bij het managen en beheren van contracten een actieve rol  hebben (actieve gebruiker) en zij die een passieve rol hebben (passieve gebruiker). Natuurlijk zijn features nodig die je kunt inzetten voor het managen van je contracten. Maar niet iedere type gebruiker heeft deze features ook nodig. Een (beknopt overzicht van de) features hebben we voor je op rij gezet zodat je per soort gebruiker kunt zien of en welke feature deze heeft. De rode draad blijft dat een passieve gebruiker geen informatie krijgt toegezonden en in beweging moet komen om de informatie op te halen terwijl de actieve gebruiker op het juiste moment met de juiste informatie wordt benaderd (via notificaties).  In MochaDocs termen:

• De viewer / lezer is een passieve gebruiker. Deze gebruiker kan geen notificaties krijgen.
• De writer / manager is een actieve gebruiker. Deze gebruiker speelt een actieve rol in het managen van een (onderdeel van een ) contract. Deze gebruiker kan wel notificaties ontvangen. 
• De administrator is een actieve gebruiker. Deze gebruiker kan de gehele MochaDocs Software configureren en gelijktijdig ook een rol spelen binnen het managen van je contracten.

Contracten toevoegen en bewerken

Het vertrekpunt van MochaDocs is het contract. Dat vertrekpunt maakt het voor je makkelijk om per contract te kunnen bepalen wat je wilt managen. Het werkt daardoor ook intuïtief. Let wel: Je kunt alleen contracten managen indien je een Manager of een Administrator bent. Als viewer kun je wel contracten raadplegen, mits je toegang hebt tot die contracten.

	Viewer	Manager	Administrator
Contracten inzien.1)
Eigenaar van een contract kunnen zijn.	-
Eigen contracten bewerken.	-
Bijlagen toevoegen aan eigen contracten	-
Nieuw contract kunnen invoeren / toevoegen.	-
Contracthistorie inzien.	-
Notificatie automatische contractverlening ontvangen.	-
Contracten van anderen bewerken.	-	-

 Taken toevoegen en bewerken

	Viewer	Manager	Administrator
Taken in MochaDocs inzien.1)
(E-mail) Notificaties kunnen ontvangen (taak).	-
Eigenaar van een taak kunnen zijn.	-
Nieuwe taak kunnen invoeren / toevoegen.	-
Bijlagen toevoegen aan eigen taken.	-
Taak toewijzen aan een andere manager/administrator.2)	-
Wijzigen van de beschrijving van een taak.2)	-
Wijzigen van de einddatum van een taak.2)	-
Wijzigen van de notificatiedatum van een taak.2)	-
Wijzigen van de prioriteit van een taak.2)	-
Toevoegen van financiële gegevens onder een taak.	-
Verwijderen van een taak.2)	-
Taken herhaald inplannen.	-
Taken van anderen bewerken.3)	-

_{1) Mits je leesrechten hebt gekregen via de administrator.}

_{2) Manager: Deze rechten kunnen door de Administrator per Manager worden beperkt.} 

_{3) Manager: Uitsluitend indien je daartoe geautoriseerd bent volgens de hiërarchie van het contract Dus als je bijvoorbeeld contracteigenaar bent en iemand heeft een taak in dat contract, dan ben je geautoriseerd.}

Documenten toevoegen en bewerken

	Viewer	Manager	Administrator
Nieuw document invoeren / toevoegen onder contract	-
Nieuw document invoeren / toevoegen onder onderwerp	-
Nieuw document invoeren / toevoegen onder taak	-
Document op inactief zetten	-
Document vervangen.	-
Eigenaar van een document kunnen zijn.	-
Document verwijderen.	-

Setup configureren en bewerken

	Viewer	Manager	Administrator
Nieuwe administrators aanmaken.	-	-
Nieuwe writer/managers aanmaken.	-	-
Nieuwe viewer/lezers aanmaken.	-	-
Contractsoorten aanmaken	-	-
Contract templates configureren	-	-
Entiteiten aanmaken	-	-
Opbouw email notificatie aanpassen	-	-
Inregelen escalatie proces	-	-
Taakstatussen configureren	-	-
Documentsoorten configureren	-	-
Financiële waarden configureren	-	-
Resetten 2FA per gebruiker	-	-
Valutasoorten beheren	-	-
Taal inregelen	-	-
Variabele velden toevoegen aan relaties	-	-
Contract volgnummer configureren	-	-
Standaard notificatie periode inregelen	-	-
Workflow contract invoeren uitbreiden met entiteiten	-	-

Bewezen oplossing

Het Communicatie Infrastructuur Fonds (CIF) vervangt een matig werkend datasysteem en handmatige controlemechanismen door een slimme automatische contractmanagement oplossing. Daardoor zijn legal en backoffice minder tijd kwijt aan opzoekwerk, terwijl business automatisch melding krijgt over belangrijke afspraken. Bovendien staat contractdata nu veiliger opgeslagen.

De minimale eisen - gratis eBook

Het selecteren van Contractmanagement Software kan best ingewikkeld zijn. Vaak stel je een lijst met functionaliteiten samen. De echte vraag is of je deze functionaliteiten nodig hebt voor het managen van contracten of voor iets wat een gevolg is van je contracten zoals het maken van een salarisstrook of een factuur. Je krijgt antwoord met het eBook op de vraag welke functionaliteiten je minimaal nodig hebt voor het managen van contracten.

Rapportages maken, opslaan en toezenden

	Viewer	Manager	Administrator
Rapportage maken
Rapportages exporteren naar Excel (csv)
Rapportage opslaan (voor hergebruik).	-
Rapportage periodiek per e-mail ontvangen.	-
Rapporteren over eigen contracten uit MochaDocs	-
Entiteiten Rapporteren over alle contracten uit MochaDocs	-	-