Login

 

 

Beknopt feature overzicht gebruikers MochaDocs

Welke gebruiker kan wat doen? 

 

 

Overzicht van de verschillende features per gebruiker

Inleiding

In contractmanagement en contractbeheer spelen er eigenlijk twee type gebruikers een rol. Zij die bij het managen en beheren van contracten een actieve rol  hebben (actieve gebruiker) en zij die een passieve rol hebben (passieve gebruiker). Natuurlijk zijn features nodig die je kunt inzetten voor het managen van je contracten. Maar niet iedere type gebruiker heeft deze features ook nodig. Een (beknopt overzicht van de) features hebben we voor je op rij gezet zodat je per soort gebruiker kunt zien of en welke feature deze heeft. De rode draad blijft dat een passieve gebruiker geen informatie krijgt toegezonden en in beweging moet komen om de informatie op te halen terwijl de actieve gebruiker op het juiste moment met de juiste informatie wordt benaderd (via notificaties).  In MochaDocs termen:

 

  • De viewer / lezer is een passieve gebruiker. Deze gebruiker kan geen notificaties krijgen.
  • De writer / manager is een actieve gebruiker. Deze gebruiker speelt een actieve rol in het managen van een (onderdeel van een ) contract. Deze gebruiker kan wel notificaties ontvangen. 
  • De administrator is een actieve gebruiker. Deze gebruiker kan de gehele MochaDocs Software configureren en gelijktijdig ook een rol spelen binnen het managen van je contracten.

Contracten toevoegen en bewerken

 

Het vertrekpunt van MochaDocs is het contract. Dat vertrekpunt maakt het voor je makkelijk om per contract te kunnen bepalen wat je wilt managen. Het werkt daardoor ook intuïtief. Let wel: Je kunt alleen contracten managen indien je een Manager of een Administrator bent. Als viewer kun je wel contracten raadplegen, mits je toegang hebt tot die contracten.

1) Mits je daartoe leesrechten hebt gekregen
  Viewer Manager Administrator
Contracten inzien.1) Vinkje check oranje Vinkje check oranje   Vinkje check oranje
Eigenaar van een contract kunnen zijn. - Vinkje check oranje   Vinkje check oranje
Eigen contracten bewerken. - Vinkje check oranje   Vinkje check oranje
Bijlagen toevoegen aan contracten - Vinkje check oranje  Vinkje check oranje
Nieuw contract kunnen invoeren / toevoegen. - Vinkje check oranje  Vinkje check oranje
Contracthistorie inzien. - Vinkje check oranje  Vinkje check oranje
Notificatie automatische contractverlening ontvangen. - Vinkje check oranje  Vinkje check oranje
Contracten van anderen bewerken. - -  Vinkje check oranje
1) Mits je leesrechten hebt gekregen.

 Taken toevoegen en bewerken

  Viewer Manager Administrator
Taken in MochaDocs inzien.1) Vinkje check oranje Vinkje check oranje   Vinkje check oranje
(E-mail) Notificaties kunnen ontvangen (taak). - Vinkje check oranje   Vinkje check oranje

Eigenaar van een taak kunnen zijn.

- Vinkje check oranje   Vinkje check oranje
Nieuwe taak kunnen invoeren / toevoegen.  - Vinkje check oranje  Vinkje check oranje
Bijlagen toevoegen aan taken. - Vinkje check oranje  Vinkje check oranje
Taak toewijzen aan een andere manager/administrator.2)  -  Vinkje check oranje  Vinkje check oranje
Wijzigen van de beschrijving van een taak.2) - Vinkje check oranje   Vinkje check oranje
Wijzigen van de einddatum van een taak.2) - Vinkje check oranje   Vinkje check oranje
Wijzigen van de notificatiedatum van een taak.2) - Vinkje check oranje   Vinkje check oranje
Wijzigen van de prioriteit van een taak.2) - Vinkje check oranje   Vinkje check oranje
Toevoegen van financiële gegevens onder een taak. - Vinkje check oranje   Vinkje check oranje
 Verwijderen van een taak.2) - Vinkje check oranje   Vinkje check oranje
Taken herhaald inplannen. - Vinkje check oranje   Vinkje check oranje
Taken van anderen bewerken.3) - Vinkje check oranje   Vinkje check oranje

1) Mits je leesrechten hebt gekregen via de administrator.

2) Manager: Deze rechten kunnen door de Administrator per Manager worden beperkt. 

3) Manager: Uitsluitend indien je daartoe geautoriseerd bent volgens de hiërarchie van het contract Dus als je bijvoorbeeld contracteigenaar bent en iemand heeft een taak in dat contract, dan ben je geautoriseerd.

Documenten toevoegen en bewerken

  Viewer Manager Administrator
Nieuw document invoeren / toevoegen onder contract - Vinkje check oranje   Vinkje check oranje
Nieuw document invoeren / toevoegen onder onderwerp - Vinkje check oranje   Vinkje check oranje
Nieuw document invoeren / toevoegen onder taak - Vinkje check oranje   Vinkje check oranje
Document op inactief zetten - Vinkje check oranje   Vinkje check oranje
Document vervangen. - Vinkje check oranje   Vinkje check oranje
Eigenaar van een document kunnen zijn. - Vinkje check oranje   Vinkje check oranje
Document verwijderen. - Vinkje check oranje Vinkje check oranje

Setup configureren en bewerken

  Viewer Manager Administrator
Nieuwe administrators aanmaken. - -   Vinkje check oranje
Nieuwe writer/managers aanmaken. - -   Vinkje check oranje
Nieuwe viewer/lezers aanmaken. - -   Vinkje check oranje
Contractsoorten aanmaken - -   Vinkje check oranje
Contract templates configureren -  Vinkje check oranje
Entiteiten aanmaken -  Vinkje check oranje
Opbouw email notificatie aanpassen  -  Vinkje check oranje
Inregelen escalatie proces -  Vinkje check oranje
Taakstatussen configureren -  Vinkje check oranje
Documentsoorten configureren -  Vinkje check oranje
Financiële waarden configureren -  Vinkje check oranje
Resetten 2FA per gebruiker -  Vinkje check oranje
Valutasoorten beheren -  Vinkje check oranje
Taal inregelen -  Vinkje check oranje
Variabele velden toevoegen aan relaties -  Vinkje check oranje
Contract volgnummer configureren -  Vinkje check oranje
Standaard notificatie periode inregelen -  Vinkje check oranje
Workflow contract invoeren uitbreiden met entiteiten -  Vinkje check oranje

Bouwfonds Investments

Bewezen oplossing

 

Het Communicatie Infrastructuur Fonds (CIF) vervangt een matig werkend datasysteem en handmatige controlemechanismen door een slimme automatische contractmanagement oplossing. Daardoor zijn legal en backoffice minder tijd kwijt aan opzoekwerk, terwijl business automatisch melding krijgt over belangrijke afspraken. Bovendien staat contractdata nu veiliger opgeslagen.

 

 

Gratis Case Study Bouwfonds Investment 

eBook: Contract Mangagement Software Eisen

De minimale eisen - gratis ebook

 

Het selecteren van Contractmanagement Software kan best ingewikkeld zijn. Vaak stel je een lijst met functionaliteiten samen. De echte vraag is of je deze functionaliteiten nodig hebt voor het managen van contracten of voor iets wat een gevolg is van je contracten zoals het maken van een salarisstrook of een factuur. Je krijgt antwoord met het eBook op de vraag welke functionaliteiten je minimaal nodig hebt voor het managen van contracten.

 

 

Download het gratis eBook 

Rapportages maken, opslaan en toezenden

  Viewer Manager Administrator
Rapportage maken Vinkje check oranje Vinkje check oranje   Vinkje check oranje
Rapportages exporteren naar Excel (csv) Vinkje check oranje Vinkje check oranje   Vinkje check oranje
Rapportage opslaan (voor hergebruik). - Vinkje check oranje  Vinkje check oranje
Rapportage periodiek per e-mail ontvangen. - Vinkje check oranje  Vinkje check oranje
Rapporteren over eigen contracten uit MochaDocs - Vinkje check oranje  Vinkje check oranje
Entiteiten Rapporteren over alle contracten uit MochaDocs -  Vinkje check oranje

 

Iso 27001

MochaDocs werkt samen met industrieleiders in het beschermen van gevoelige data.

 

MochaDocs, wordt ISO 27001 gecertificeerd in 2018, heeft grip op elk aspect van de security-infrastructuur door samenwerking met beveiligingsdeskundigen en het implementeren van fysieke beveiliging van de datacenters en prevention- en bewakingssystemen. We voldoen aan de eisen van de meest veiligheid bewuste klanten ter wereld, met inbegrip van overheden en financiële instellingen. Ons beveiligingsbeleid is ISO 27001 en al onze samenwerkende partners (zoals de datacenters) hebben dezelfde minimale standaard. 

 

Vraag een Demo aan