Het vertrekpunt van MochaDocs is het contract. Dat vertrekpunt maakt het voor je makkelijk om per contract te kunnen bepalen wat je wilt managen. Het werkt daardoor ook intuïtief. Let wel: Je kunt alleen contracten managen indien je een Manager of een Administrator bent. Als viewer kun je wel contracten raadplegen, mits je toegang hebt tot die contracten.
1) Mits je daartoe leesrechten hebt gekregen| Viewer | Manager | Administrator | |
| Contracten inzien.1) |  |
|
|
| Eigenaar van een contract kunnen zijn. | - | |
|
| Eigen contracten bewerken. | - | |
|
| Bijlagen toevoegen aan contracten | - | |
|
| Nieuw contract kunnen invoeren / toevoegen. | - | |
|
| Contracthistorie inzien. | - | |
|
| Notificatie automatische contractverlening ontvangen. | - | |
|
| Contracten van anderen bewerken. | - | - | |
| Viewer | Manager | Administrator | |
| Taken in MochaDocs inzien.1) | |
|
|
| (E-mail) Notificaties kunnen ontvangen (taak). | - | |
|
|
Eigenaar van een taak kunnen zijn. |
- | |
|
| Nieuwe taak kunnen invoeren / toevoegen. | - | |
|
| Bijlagen toevoegen aan taken. | - | |
|
| Taak toewijzen aan een andere manager/administrator.2) | - | |
|
| Wijzigen van de beschrijving van een taak.2) | - | |
|
| Wijzigen van de einddatum van een taak.2) | - | |
|
| Wijzigen van de notificatiedatum van een taak.2) | - | |
|
| Wijzigen van de prioriteit van een taak.2) | - | |
|
| Toevoegen van financiële gegevens onder een taak. | - | |
|
| Verwijderen van een taak.2) | - | |
|
| Taken herhaald inplannen. | - | |
|
| Taken van anderen bewerken.3) | - | |
|
1) Mits je leesrechten hebt gekregen via de administrator.
2) Manager: Deze rechten kunnen door de Administrator per Manager worden beperkt.
3) Manager: Uitsluitend indien je daartoe geautoriseerd bent volgens de hiërarchie van het contract Dus als je bijvoorbeeld contracteigenaar bent en iemand heeft een taak in dat contract, dan ben je geautoriseerd.
| Viewer | Manager | Administrator | |
| Nieuw document invoeren / toevoegen onder contract | - | |
|
| Nieuw document invoeren / toevoegen onder onderwerp | - | |
|
| Nieuw document invoeren / toevoegen onder taak | - | |
|
| Document op inactief zetten | - | |
|
| Document vervangen. | - | |
|
| Eigenaar van een document kunnen zijn. | - | |
|
| Document verwijderen. | - | |
|
| Viewer | Manager | Administrator | |
| Nieuwe administrators aanmaken. | - | - | |
| Nieuwe writer/managers aanmaken. | - | - | |
| Nieuwe viewer/lezers aanmaken. | - | - | |
| Contractsoorten aanmaken | - | - | |
| Contract templates configureren | - | - | |
| Entiteiten aanmaken | - | - | |
| Opbouw email notificatie aanpassen | - | - | |
| Inregelen escalatie proces | - | - | |
| Taakstatussen configureren | - | - | |
| Documentsoorten configureren | - | - | |
| Financiële waarden configureren | - | - | |
| Resetten 2FA per gebruiker | - | - | |
| Valutasoorten beheren | - | - | |
| Taal inregelen | - | - | |
| Variabele velden toevoegen aan relaties | - | - | |
| Contract volgnummer configureren | - | - | |
| Standaard notificatie periode inregelen | - | - | |
| Workflow contract invoeren uitbreiden met entiteiten | - | - | |
Het Communicatie Infrastructuur Fonds (CIF) vervangt een matig werkend datasysteem en handmatige controlemechanismen door een slimme automatische contractmanagement oplossing. Daardoor zijn legal en backoffice minder tijd kwijt aan opzoekwerk, terwijl business automatisch melding krijgt over belangrijke afspraken. Bovendien staat contractdata nu veiliger opgeslagen.
Het selecteren van Contractmanagement Software kan best ingewikkeld zijn. Vaak stel je een lijst met functionaliteiten samen. De echte vraag is of je deze functionaliteiten nodig hebt voor het managen van contracten of voor iets wat een gevolg is van je contracten zoals het maken van een salarisstrook of een factuur. Je krijgt antwoord met het eBook op de vraag welke functionaliteiten je minimaal nodig hebt voor het managen van contracten.
| Viewer | Manager | Administrator | |
| Rapportage maken | |
|
|
| Rapportages exporteren naar Excel (csv) | |
|
|
| Rapportage opslaan (voor hergebruik). | - | |
|
| Rapportage periodiek per e-mail ontvangen. | - | |
|
| Rapporteren over eigen contracten uit MochaDocs | - | |
|
| Entiteiten Rapporteren over alle contracten uit MochaDocs | - | - | |
MochaDocs, wordt ISO 27001 gecertificeerd in 2018, heeft grip op elk aspect van de security-infrastructuur door samenwerking met beveiligingsdeskundigen en het implementeren van fysieke beveiliging van de datacenters en prevention- en bewakingssystemen. We voldoen aan de eisen van de meest veiligheid bewuste klanten ter wereld, met inbegrip van overheden en financiële instellingen. Ons beveiligingsbeleid is ISO 27001 en al onze samenwerkende partners (zoals de datacenters) hebben dezelfde minimale standaard.
