Demo aanvragen    Login  

Hoe verbeter je je organisatie met een Contract Audit?


Een contract audit is het evalueren en controleren van de contract activiteiten van de stakeholders en gebruikte instrumenten gedurende de uitoefening van het contract. Het is een onderzoek naar wie, wat, wanneer heeft gedaan en of dit volgens afspraak is gegaan met als doel verbetermaatregelen te ontwikkelen en in te voeren. 

automatische_archieveringRepeterende_taken

Alle contracthandelingen automatisch auditen


Van organisaties wordt verwacht dat zij hun transacties en controlewerkzaamheden gestructureerd vastleggen, zodat iedere handeling naar de bron(documenten) kan worden herleid. Dat is bij Contract Management niet anders. Zo’n controlespoor wordt ook wel een audit trail genoemd en het vormt samen met de inhoud van het contractdossier de basis voor verbetervoorstellen. Waarom is juist een audit trail dan zo belangrijk? Wat zijn dan de aandachtspunten bij geautomatiseerde contractuele processen? Laten we eerst eens kijken naar zo'n geautomatiseerde audit trail in MochaDocs.

 

Geautomatiseerde audit overzichten op elk niveau


 

  • Verschillende Stakeholders binnen de Audit Trail
  • Overzicht geautomatiseerde Contract Audit informatie
  • Contract Management onderwerp verbetervoorstellen

De Audit Trail in combinatie met het contract dossier

Hierboven zijn screenshots afgebeeld die betrekking hebben op de audit trails uit een contract. Alle handelingen over elk onderdeel (inclusief het contract zelf) worden automatisch vastgelegd. Hierdoor kun je later makkelijk herleiden wanneer wie wat gedaan heeft bij welk onderdeel. Bij het evalueren van het contract (bijvoorbeeld in relatie tot de einddatum) is alle informatie direct voorhanden. Zowel op contract-, onderwerp-, taak-, bijlage- financiële waarde- en documentniveau. 

 

Het maken van verbetervoorstellen op basis van slechts een onderdeel van het contract is op een zeker moment een peulenschil geworden. Alle stakeholders die betrokken zijn bij het contract laten hun "sporen" tijdens het uitoefenen na. Tevens zijn alle bijbehorende documenten makkelijk terug te vinden en zijn alle handelingen zichtbaar in één overzicht.

 


Het treffen van verbetervoorstellen en beheersmaatregelen

Het hebben van zowel de Audit Trail als alle informatie van het contract op één plek kan gerust het contractdossier worden genoemd. Het contract wordt in MochaDocs op een gestructureerde en intuïtieve wijze gedurende de looptijd bewerkt, wellicht door verschillende shareholders. Het kan zelfs zijn dat het merendeel van de shareholders niet meer werkzaam zijn voor je organisatie. Maar omdat alles wordt vastgelegd en vastgehouden in een contractdossier (zonder extra inspanning), is de kennis van het contract aanwezig. Met deze kennis kunnen zowel beheersmaatregelen worden genomen als verbetervoorstellen worden gemaakt.



De informatie van het contract vormt vanzelfsprekend de input voor het nemen van verbeteringen. Deze verbeteringen brengen de organisatie een stuk dichter bij de maximalisering van het rendement uit een contract. Want dat rendement wordt niet alleen binnen het contract behaald, maar ook in het verbeteren en optimaliseren van de organisatie. Het hebben van Contract Management Software is onontbeerlijk voor het verbeteren van de organisatie. Je komt niet alleen je afspraken na, maar bent tegelijkertijd bezig met het verbeteren van de organisatie.   

 


 

Wil je weten hoe je MochaDocs kunt inzetten in je organisatie, neem dan contact met ons op of vraag om een demo.



Vraag een Demo aan

Onderwerp:


 

Schrijf je in voor updates


Meer Onderwerpen


MochaDocs Voorbeelden


Download Gratis eBooks


Stel ons je vraag


"Ik vind dit het mooiste product. Als ik iets implementeer moet het exact passen op mijn wensen, en dat konden de andere producten net niet"

Linda Looise

First Secretary, Ministerie van BuitenlandseZaken/RSO Azië