Demo aanvragen    Login  

Hoe manage je een automatische contractverlenging?


Hoe manage je de einddatum van een contract dat automatisch verlengd wordt (onbeperkte contractverlenging of beperkte contractverlenging)?

                                                                            Contracttoevoegenmetdehand8.png


De twee hoofdvormen van automatische contractverlenging

 

Een automatische contractverlenging is een afgesproken, in het contract opgenomen, verlenging van het contract op de einddatum met een van te voren bepaalde termijn. In de regel kunnen we twee verschillende hoofdvormen van automatische contractverlenging benoemen: een contract waarvan de maximaal definitieve laatste einddatum niet bekend is en een contract waarvan dit wel bekend is. We gaan dieper in op deze twee verschillende vormen en hoe je de einddata van deze twee vormen op de meest eenvoudige manier kunt managen

 

We gaan werken vanuit twee voorbeelden. Eerst het voorbeeld van een contract waarvan het van te voren niet duidelijk is hoelang het contract maximaal gaat lopen. 

 

 

 

Automatische verlengingsclausule zonder opgenomen maximale looptijd (onbepaalde tijd)

 

Startdatum: 01-06-2014

Einddatum: 31-05-2016 (duur is dus 2 jaar)

Opzegtermijn: 3 maanden

Automatische verlengtermijn: 24 maanden

 

Dit is de eenvoudigste vorm van een contract met een automatische verlengtermijn (vaak opgenomen in een clausule). Iedere 24 maanden zal dit contract automatisch worden verlengd met 24 maanden. Indien je dit wilt stoppen, moet tenminste 3 maanden voorafgaand aan de automatische verlenging opzegging plaatsvinden. De wijze van opzeggen kan worden gelezen in het contract. 

 

Het voorbeeld is hieronder in MochaDocs uitgewerkt.

 

 

  • Voer de gegevens in en zorg ervoor dat de automatische verlengingsclausule staat aangevinkt bij een contract voor onbepaalde tijd.
  • Dit is de automatische uitwerking van het contract voor onbepaalde tijd.

Uitleg screenshot contract voor onbepaalde tijd:

Bij het invoeren van de gegevens zal het vinkje bij "verlenging" aan moeten staan. Dit activeert een automatische einddatumtaak, gerelateerd aan het telkens weer automatisch verlengen van het contract. Als je het contract niet opzegt wil je de volgende periode weer een notificatie ontvangen over die nieuwe einddatum. MochaDocs houdt rekening met de opzegtermijn en zal de taak tijdig uitsturen.

 

Het Mochadocs_Cloud_Contract_Management_2015.02.03_00.22.15_124 is het symbool dat de taak bij het automatisch verlengen van het contract ook weer automatisch wordt aangemaakt voor de nieuwe periode. In de hoofdinformatie van het contract zijn de opzegtermijn (3 maanden) en de verlengtermijn (24 maanden) opgenomen.

 


Automatische verlengingsclausule met opgenomen maximale looptijd (bepaalde tijd)

 

Startdatum: 01-06-2014

Einddatum: 31-05-2016 (duur is dus 2 jaar)

Opzegtermijn: 3 maanden

Automatische verlengtermijn: 24 maanden, maximaal 3 keer.

 

Dit is de eenvoudigste vorm van een contract met een automatische verlengtermijn waarbij de maximale verlenging duidelijk omschreven staat (vaak opgenomen in een clausule). Iedere 24 maanden zal dit contract automatisch worden verlengd met 24 maanden, maar wel met een maximum van 3 keer. Dit contract zal dus maximaal 4 maal 24 maanden kunnen lopen. Dit is 96 maanden, of 8 jaren. Indien je dit wilt stoppen, moet tenminste 3 maanden voorafgaand aan de automatische verlenging opzegging plaatsvinden, net zoals in het andere voorbeeld. Alleen gaan we hier heel anders mee overweg.

 

Je zou kunnen stellen dat dit een contract is met een duur van 8 jaar waarbij er telkens na 24 maanden een verlenging plaatsvindt van 24 maanden, met inachtneming van een 3 maanden opzegtermijn voor verlening, Het voorbeeld zou er dan eigenlijk zo uit mogen zien:

 

Startdatum: 01-06-2014

Einddatum: 31-05-2022 (duur is dus 8 jaar)

Opzegtermijn: 3 maanden

Opzegmogelijkheden: 4 keer gedurende het contract met in achtneming van 3 maanden opzegtermijn.

 

Juist omdat het van te voren duidelijk is wat de uiteindelijke einddatum van het contract zal zijn kun je dit dus ook gaan behandelen alsof het een contract betreft met een bepaalde duur. Die duur is namelijk ook bepaald: Maximaal 8 jaren.

 

Het voorbeeld is hieronder in MochaDocs uitgewerkt

 

  • De invoer van een contract met een bepaalde termijn.
  • Het aanmaken van de tussentijdse opzeggingstaken in MochaDocs
  • De contractinformatie van een contract voor bepaalde tijd in MochaDocs
  • De taak gerelateerd aan de einddatumopzegging is overbodig. Het contract eindigt op de einddatum.

Uitleg screenshot contract voor bepaalde tijd:

Bij het invoeren van de gegevens zal het vinkje bij "verlenging" uit moeten staan. Het betreft tenslotte een contract met een van te voren bepaalde maximale einddatum. Dus moeten er een aantal taken worden aangemaakt (screenshot 2) waarin het contract gedurende de 8 jaren kan worden beëindigd overeenkomstig de opzegtermijnen (dat zijn er dus drie). De checkbox wordt niet aangevinkt voor het opnieuw inplannen van het verlengen van het contract. Dit contract wordt niet automatisch verlengd maar heeft een viertal tussentijdse opzegmogelijkheden.

 


Conclusie

Het lijken twee soortgelijke contracten te zijn, maar dat is niet zo. De één is een contract met een onbepaalde tijdsduur (loopt theoretisch oneindig door) en de ander is een contract met een bepaalde tijdsduur. Zo worden beiden type contracten afzonderlijk op de juiste wijze benaderd en behandeld.  

 


Lees ook het eBook: "Hoe manage je een contract op een einddatum?", of download het MochaDocs Factsheet voor meer algemene informatie.

 

eBook   Download Factsheet

 

Inhoud voorbeelden


 

Schrijf je in voor updates


Meer Onderwerpen


MochaDocs Voorbeelden


Download Gratis eBooks


Stel ons je vraag


"MochaDocs is een game changer. Je bent niet langer het hele proces aan het managen."

Marc van Herpen

Projectleider Contractmanagement, Stiching SummaCollege