Demo aanvragen    Login  

Hoe stel je een succesvol contractmanagement implementatieteam samen?


Taken_sorteren.pngTientallen, honderden of duizenden contracten implementeren met een team? 

De Contract Management Implementatie. Deel 2: Hoe stel je een succesvol contractmanagement implementatieteam samen?

Wie zijn er geschikt om (al) je contracten in een Contract Management Software te zetten? Wie kan inhoudelijk contracten lezen en haalt de belangrijke, te managen informatie uit je contracten? 

 

.


Blue_vink Implementatie kwaliteit is belangrijker dan kwantiteit: Garbage in, garbage out 

"Garbage in, garbage out" is een uitdrukking uit de informatica en Informatietechnologie. De uitdrukking wordt gebruikt om mensen er op te wijzen dat software en regelsystemen alleen maar zinnige informatie kunnen leveren wanneer zij met juiste informatie worden gevoed. Contract Management Software kan nog zo intelligent zijn, wanneer het met onjuiste gegevens wordt gevoed, zal het met zekerheid een onbetrouwbaar resultaat genereren. Het resultaat van Contract Management Software heeft daarmee een belangrijke en noodzakelijke directe link gekregen met het implementeren van (je eerste) contracten in de software. Met het samenstellen van een team die de al bestaande contracten gaat invoeren in MochaDocs moet je dus rekening houden met deze informatie.


IMG_0735

Het MochaDocs Implementatieteam tijdens een implementatie van duizenden contracten voor het Bouwfonds.

 


Blue_vink Waarom moet het implementatieteam tenminste op HBO-denkniveau zitten?

Het uploaden van bestanden en het invoeren van data zijn de eenvoudigste handelingen van het implementeren van contracten. De essentie zit 'm in het doorgronden van de contractinformatie. Zo is het invoeren van een automatische verlengingstermijn niet de uitdaging. Het kunnen terugvinden daarvan is de uitdaging. Ook staat een automatische verlengingstermijn niet altijd duidelijk omschreven. Dus interpretatie van de gelezen informatie is eveneens een noodzakelijke kwaliteit. En bleef het maar bij de verlengingstermijnen. Het gaat niet alleen om verlengingstermijnen. Het geldt ook met grote regelmaat voor een begindatum, einddatum en een opzegtermijn. Zorg ervoor dat je team dus voldoet aan de minimumeis van HBO-denkniveau of hoger.

 

20150803_083310

Het MochaDocs Implementatieteam tijdens een kick-off sessie voor het Bouwfonds.


Blue_vink Het samenstellen van een Contract Management Implementatie Team

Nu blijven er een aantal mogelijkheden over. Je weet waar een team uit moet bestaan. Bij MochaDocs hebben we veel van dergelijke teamleden beschikbaar voor het implementeren van contracten in MochaDocs. We doen dit op een virtuele basis. Alles gaat dus online. Je kunt dus gebruik maken van dit team. Wat je ook kunt doen is het zelf samenstellen van dat team. Je zult het team de eerste vijf dagen intensief moeten begeleiden in het lezen en kunnen begrijpen van contracten. Niet iedereen kan dit. Je zult dus in die eerste dagen ontdekken wie er in je implementatieteam passen. Houd er rekening mee dat het soms saai kan worden. Veel contracten met een soortgelijke inhoud is een niet uitdagende handeling voor iemand met een HBO-denkniveau. Mocht je veel van dergelijke contracten tegenkomen dan zou je dit ook kunnen laten verzorgen door bijvoorbeeld de administratie of het secretariaat.

Samenwerken v.s. individueel implementeren

Het is aan te bevelen het team samen te laten werken tijdens de implementatie. Door vragen over en weer ontstaat er ook meer kennis onderling over de te implementeren contracten. Dit verhoogt de kwaliteit van de op te leveren data en het verlaagt de kans op fouten.

Zie ook:

Deel 1. Hoe implementeer je je contracten met bijlagen in je organisatie? en

Studententeam voert duizenden contracten in voor Rabo Vastgoed


 

Onderzoek je Contract Management Software? Klik dan hier! 

Inhoud


 

  

 

Schrijf je in voor updates


Meer Onderwerpen


MochaDocs Voorbeelden



Aan te bevelen eBook:

Case Study MochaDocs Contract Management door McGregor

eBook