Is dit werken in mappen wel zo handig als je contracten wilt managen? We moeten ons dan eerst gaan verdiepen in de contracten zelf. Wat is een contract? Een contract is een schriftelijk overeengekomen afspraak. En is het dan één afspraak of zijn het meerdere afspraken ineen? Het kan dus van alles zijn maar het is wel schriftelijk vastgelegd. Is dat alleen maar vastgelegd in het getekende document of komen daar ook rechten en plichten uit voort die we willen of moeten vastleggen in andere vormen van documenten zoals rapportages, certificaten, facturen en verslagen? En wat doen we met de bijlagen zoals de offertes, prijslijsten en verklaringen? 

Aangezien een getekend contract gemaakte afspraken bepaalt, bepaalt een contract dus wat er door wie op welk moment gedaan moet worden om het maximale rendement uit een contract te kunnen halen (een stukje proces, maar ook projectmanagement dus). Een opslagmechanisme moet daar naadloos op aansluiten. Niet alleen op het opslaan, maar juist ook in combinatie met de activiteit voortkomend uit de inhoud van het contract, eventueel aangevuld met bijlagen, gecombineerd met de autorisatie (wie mag wat zien en waarom). Dit is niet te doen in een mappenstructuur maar heeft een specialistische kijk nodig. En als je goed kijkt dan zie je dat niet de organisatiestructuur bepalend is geworden, maar het contract. En ook verschillende stakeholders kunnen een rol spelen binnen een contract. Tijd dus om de inhoud van contracten op een professionele manier te gaan managen en de opslag van documenten daarop aan te laten sluiten. Tijd voor een mechanisme waarin contracten niet alleen eenvoudig en geautoriseerd opgeslagen kunnen worden, maar ook makkelijk kunnen worden terug gevonden.