Hoe sla je slim het origineel en de bijlagen van een contract op?

Is het werken in mappen wel handig als je contracten en bijlagen wilt kunnen terugvinden? Hoe houd je controle op die mappenstructuur?

Wat is een contract? Een contract is een schriftelijk overeengekomen afspraak. En is het dan één afspraak of zijn het meerdere afspraken ineen? Het kan van alles zijn, maar het is wel schriftelijk vastgelegd. Is dat alleen maar vastgelegd in het getekende document of komen daar ook rechten en plichten uit voort die we willen of moeten vastleggen in andere vormen van documenten zoals rapportages, certificaten, facturen en verslagen? En wat doen we met de bijlagen zoals de offertes, prijslijsten en verklaringen?

De Cloudontwikkelingen met opslag gaan steeds sneller. Met Google Drive, OneDrive (van Microsoft) en Dropbox lijken we allemaal een geweldige wijze gevonden te hebben om onze documenten op te slaan. En eigenlijk is het opslaan van documenten binnen organisaties niet veel anders dan bij deze digitale storage leveranciers.

Op het internet komen we allerlei vergelijkingen tegen tussen deze drie digitale opslaggiganten. De kern bij het merendeel van deze vergelijkingen zijn de verschillen. Wij richten ons op de kernovereenkomst. Het bestandsbeheer, ook wel het werken in mappen. De vraag is of het handig is om een contract in een map op te slaan zodat je het kunt delen en later weer kunt terugvinden. Laten we dat eens verder uitdiepen.

Hoe houd je controle op de wijze waarop je de mappenstructuur indeelt?

Is dit werken in mappen wel zo handig als je contracten wilt managen? We moeten ons dan eerst gaan verdiepen in de contracten zelf. Wat is een contract? Een contract is een schriftelijk overeengekomen afspraak. En is het dan één afspraak of zijn het meerdere afspraken ineen? Het kan dus van alles zijn maar het is wel schriftelijk vastgelegd. Is dat alleen maar vastgelegd in het getekende document of komen daar ook rechten en plichten uit voort die we willen of moeten vastleggen in andere vormen van documenten zoals rapportages, certificaten, facturen en verslagen? En wat doen we met de bijlagen zoals de offertes, prijslijsten en verklaringen?

Wie mag welk contract en welke bijlagen inzien?

'Waar is het contract?' is dus niet alleen een opslagvraagstuk maar ook een “wie mag wat inzien, en waarom?” vraagstuk. En wie wat mag inzien en waarom, lijkt een organisatorische vraag. Hoe organiseer je de rechten op contracten en de daarbij horende bijlages? Het simpelweg opslaan op een harde schijf, lokaal, netwerk of in de cloud en dan gaan nadenken over een autorisatieslag voor toegang is een enorm project en is niet te onderhouden. Het gaat zelfs op termijn voor enorme problemen zorgen als de hoeveelheid digitale contracten toeneemt. En die gaan toenemen, want het digitaal beheren en verwerken van contracten is makkelijker dan het handmatig verwerken van tastbare contracten en bijlagen. Het is dus sneller en daardoor goedkoper.

Meerdere stakeholders van verschillende documenten in één contractonderwerp

Het contract bepaalt, niet de organisatiestructuur

Aangezien een getekend contract gemaakte afspraken bepaalt, bepaalt een contract dus wat er door wie op welk moment gedaan moet worden om het maximale rendement uit een contract te kunnen halen (een stukje proces, maar ook projectmanagement dus). Een opslagmechanisme moet daar naadloos op aansluiten. Niet alleen op het opslaan, maar juist ook in combinatie met de activiteit voortkomend uit de inhoud van het contract, eventueel aangevuld met bijlagen, gecombineerd met de autorisatie (wie mag wat zien en waarom). Dit is niet te doen in een mappenstructuur maar heeft een specialistische kijk nodig. En als je goed kijkt dan zie je dat niet de organisatiestructuur bepalend is geworden, maar het contract. En ook verschillende stakeholders kunnen een rol spelen binnen een contract. Tijd dus om de inhoud van contracten op een professionele manier te gaan managen en de opslag van documenten daarop aan te laten sluiten. Tijd voor een mechanisme waarin contracten niet alleen eenvoudig en geautoriseerd opgeslagen kunnen worden, maar ook makkelijk kunnen worden terug gevonden.

Download het gratis MochaDocs eBook: Het eBook over Contract Management Stakeholders.

Hoe sla je slim het origineel en de bijlagen van een contract op?

Waar is het contract gebleven?

Hoe houd je controle op de wijze waarop je de mappenstructuur indeelt?

Wie mag welk contract en welke bijlagen inzien?

Meerdere stakeholders van verschillende documenten in één contractonderwerp

Het contract bepaalt, niet de organisatiestructuur

Een document kan daar waar nodig is, op meerdere plekken tegelijkertijd verschijnen

Schrijf je in voor updates

Meer Onderwerpen

MochaDocs Voorbeelden

Direct starten? Bel + 31 85 785 5100

Simplify Contract Management

Over

Services

Cloud voor Contract Management Software

Ervaar Contractmanagement

Verkoop en Informatie

Hoofdkantoor