Plan het managen van je contract in drie simpele, bewezen stappen. De planning van je contract in tijd is een belangrijk aspect voor het maximaliseren van je rendement. En het rendement, wat in ieder contract anders is, is de basis waarop het contract is gesloten. Dit geldt voor zowel een arbeidscontract, als een softwarelicentie en een vergunning.
In deze stap zorg je ervoor dat de basisinformatie van het contract compleet is. Ook zorg je ervoor dat je alle documenten digitaal ter beschikking hebt. In deze fase upload je de documenten naar een centrale respository en zorg je ervoor dat de basisinformatie wordt ingevoerd in de Software. De gegevens die je nodig hebt zijn:
Nadat je de basisgegevens hebt toegevoegd, is het managen van het contract op einddatum gereed, kun je documenten makkelijk terugvinden en kun je gaan starten met stap 2.
In stap twee duik je dieper in het contract met de vraag "Wat wil ik managen?" gevolgd door "Door wie wil ik dat laten doen?"
Nu je alle onderdelen en bijhorende activiteiten in beeld hebt gebracht, kun je de vraag "Wie moet wat doen?" toepassen op het toekennen van de eigenaren van de verschillende onderwerpen of taken (we noemen die eigenaren de stakeholders). Als je een taak een nieuwe eigenaar hebt gegeven, zal deze tijdig een notificatie gaan krijgen. Natuurlijk blijf je als contracteigenaar op de hoogte van de ontwikkeling. Je plant eventuele nieuwe taken en controleert of de taken binnen de juiste termijn worden afgehandeld. Je wordt hierbij geholpen door bijvoorbeeld andere stakeholders, de geautomatiseerde escalatiesprocessen, de krachtige voor te definiëren rapportages en de slimme dashboards.
Onderdelen die vanuit deze stap worden verricht
Aan het einde van de duur van het contract is er veel informatie verzameld om het contract te evalueren. De taken zijn uitgevoerd en de informatie hierover kan makkelijk worden uitgelezen uit het contract. De audittrail helpt bij het in de tijd zetten van het contract. De eindevaluatie gaat je helpen bij het verbeteren van de organisatie en het maken van nieuwe contracten. Daarnaast kan het contract gearchiveerd worden (dit gebeurd automatisch). De af te ronden handelingen zijn:
