Demo aanvragen    Login  

Hoe plan je het managen van een contract in drie simpele stappen?


Plan het managen van je contract in drie simpele, bewezen stappen. De planning van je contract in tijd is een belangrijk aspect voor het maximaliseren van je rendement. En het rendement, wat in ieder contract anders is, is de basis waarop het contract is gesloten. Dit geldt voor zowel een arbeidscontract, als een softwarelicentie en een vergunning.

3-1


 

1-2

Stap 1 - De basisinformatie

In deze stap zorg je ervoor dat de basisinformatie van het contract compleet is. Ook zorg je ervoor dat je alle documenten digitaal ter beschikking hebt. In deze fase upload je de documenten naar een centrale respository en zorg je ervoor dat de basisinformatie wordt ingevoerd in de Software. De gegevens die je nodig hebt zijn:

  • naam van het contract
  • de contractpartij(en)
  • de contractsoort
  • de begindatum
  • de looptijd (of de einddatum)
  • de opzegtermijn
  • de check of er een stilzwijgende verlenging in het contract zit
  • wat die verlenging dan is (welke termijn, onbeperkte of beperkte verlenging)
  • wie de contracteigenaar is

 

Nadat je de basisgegevens hebt toegevoegd, is het managen van het contract op einddatum gereed, kun je documenten makkelijk terugvinden en kun je gaan starten met stap 2.


Resultaat van stap 1 (eventueel aangevuld met contactgegevens)

 

  • Uitkomst van de Contract Informatie na infoer van de basisinformatie.
  • Contract na invoerten basisinformatie weergegevens in een grafiek
  • Contract na invoeren basisgegevens met einddatum taak
  • Overzicht relatie met contract en basisinformatie

2-1

Stap 2 - Wie doet wat met welke inhoud van het contract?

In stap twee duik je dieper in het contract met de vraag "Wat wil ik managen?" gevolgd door "Door wie wil ik dat laten doen?"


Wat wil ik managen?

Alle onderdelen waarvan je vindt dat je het moet managen ga je nu in beeld brengen. Het kan zijn dat MochaDocs je al geholpen heeft door de onderwerpen (deels) al aan te maken, maar het kan ook zijn dat je zelf een onderwerp wilt aanmaken. Je zult merken dat als je contracteigenaar bent, dat je alles kunt toevoegen en wijzigen. Onderwerpen, taken, documenten, financiële waarden en takenplanners. Deze componenten vormen de fundering voor het beheersbaar maken van alle toekomstige (wederkerige) activiteiten.

Door wie wil ik het laten managen?

Nu je alle onderdelen en bijhorende activiteiten in beeld hebt gebracht, kun je de vraag "Wie moet wat doen?" toepassen op het toekennen van de eigenaren van de verschillende onderwerpen of taken (we noemen die eigenaren de stakeholders). Als je een taak een nieuwe eigenaar hebt gegeven, zal deze tijdig een notificatie gaan krijgen. Natuurlijk blijf je als contracteigenaar op de hoogte van de ontwikkeling. Je plant eventuele nieuwe taken en controleert of de taken binnen de juiste termijn worden afgehandeld. Je wordt hierbij geholpen door bijvoorbeeld andere stakeholders, de geautomatiseerde escalatiesprocessen, de krachtige voor te definiëren rapportages en de slimme dashboards.



Onderdelen die vanuit deze stap worden verricht

  • benoemen verschillende onderwerpen
  • benoemen en inregelen verschillende taken
  • benoemen en inregelen verschillende repeterende taken
  • inregelen automatische takenplanner
  • toevoegen van de juiste documenten
  • beoordelen of de automatisch gegenereerde onderwerpen van toepassing zijn
  • beoordelen of de automatisch gegenereerde activiteiten van toepassing zijn
  • toekennen verantwoording van onderwerpen aan desbetreffende stakeholder
  • toekennen verantwoording en uitvoering van taken aan desbetreffende stakeholder
  • toekennen van contract aan diverse organisatieonderdelen (matrix, organigram, geografisch)

Resultaat van stap 2 (taken, verantwoordingen en bevoegdheden zijn nu gekoppeld aan verschillende onderwerpen)

 

  • Contract met activiteitengrafiek
  • Contract_Taak
  • Contract_Onderwerp

3-1

 

Stap 3 - Verbetermaatregelen ontwikkelen en het contract archieveren

Aan het einde van de duur van het contract is er veel informatie verzameld om het contract te evalueren. De taken zijn uitgevoerd en de informatie hierover kan makkelijk worden uitgelezen uit het contract. De audittrail helpt bij het in de tijd zetten van het contract. De eindevaluatie gaat je helpen bij het verbeteren van de organisatie en het maken van nieuwe contracten. Daarnaast kan het contract gearchiveerd worden (dit gebeurd automatisch). De af te ronden handelingen zijn:

  • beoordelen audit
  • beoordelen uitvoering van taken
  • benoemen verbetermaatregelen
  • verbeteren creatie van nieuwe contracten
  • (automatisch) archiveren van het contract met alle onderdelen

 


Wil je zelf gaan starten met het managen van je contracten? Zoek dan contact met ons of vraag een demo aan.

 

Vraag een Demo aan  Neem contact met mij op

 

 

Inhoud


 

   

 

Schrijf je in voor updates


Meer Onderwerpen


MochaDocs Voorbeelden



Aan te bevelen case study:

Case Study MochaDocs Contract Management door Uniserver

Case Study