Hoe manage je een contract op einddatum (in Excel)?

Je kunt een contract eenvoudig managen op een einddatum met een tool die hier speciaal voor is ingericht. En toch zijn er honderdduizenden organisaties die hier grote moeite mee hebben en daardoor hoge extra kosten maken (denk bijvoorbeeld aan onnodig verlengde contracten). Waar komt dat fenomeen vandaan? Waarom is het managen van een contract op alleen maar een einddatum lastig onder de knie te krijgen, voor zowel een individu, als een team en een organisatie?

Mochadocs - Contract Management - Signed Document Add V1

Een stukje contractbeheer geschiedenis...

Laten we eens beginnen bij het begin van de contracten. Het spijkerschrift. Het eerste schrift in de vorm van het spijkerschrift is ontstaan uit de behoefte van de vroege Mesopotamische mens om contracten op te stellen). Contracten zijn er dus al eeuwen en zijn al eeuwen belangrijk. We hebben dus een hele lange historie in het maken en ondertekenen van contracten. En nog niet zo lang geleden moest het contract na ondertekening goed worden bewaard: in de kluis. Om te weten welke contracten in de kluis lagen, zijn we lijstjes gaan maken (ook met afloopdata en opzegtermijnen), zodat we niet steeds de kluis in hoefden.

Nu wat dichter bij het heden. Door de opkomst van de computer werd er in de jaren tachtig van de vorige eeuw nagedacht over het managen van contracten op een einddatum, maar ook het opslaan van de contracten werd belangrijker. Alles ging steeds sneller. De ontwikkeling van software speelt daarin een bepalende rol. Om grip te krijgen op einddata werd er een start gemaakt met het managen van de einddatum van een contract met behulp van spreadsheets. Vrijwel iedereen die voor het eerst contracten wil gaan managen op een einddatum start met een spreadsheet. Dat deden ze in de jaren tachtig en de jaren negentig van de vorige eeuw, en dat doen ze nu nog steeds.

Mochadocs - Contract Management - Laptop Form V2

Contracten registreren versus contracten managen en beheren

Het is eenvoudig om datums in Excel te registreren. Maar dat is registreren. Het vergt een ijzersterke discipline om steeds maar weer naar een spreadsheet te gaan om daarin uit te zoeken welke contracten binnenkort expireren. Wat is dan het managen van een einddatum?

Het brengt ons bij het primaire uitgangspunt voor het managen van een contract op een einddatum: Je moet niet op zoek naar de opzegtermijn of einddatuminformatie. De informatie daarover moet op zoek naar jou, op het juiste moment. Je moet dus op het juiste moment (lees: tijdig) genotificeerd worden dat een contract afloopt. En dat is iets wat een spreadsheet niet echt goed kan, maar dat is wel een voorwaarde voor het managen van contracten op een einddatum. En eigenlijk bedoelen we allemaal het managen van een opzegtermijn van een contract. Daar komt bij dat je ook graag snel het contract wilt hebben waar het over gaat. Je kunt geen bijlagen opslaan in Excel, hoogstens een link plakken (die je dan telkens moet bijhouden als netwerkinstellingen wijzigen). Met de notificatie kun je inloggen in Mochadocs en je komt dan direct bij je contract, inclusief de bijlagen. Het managen van een einddatum in Excel is niet te doen.