Demo aanvragen    Login  

Case Study Contract Management: VNO-NCW


Minder overleg en meer actie door contractinfo op de juiste plek

 

Hoe zorg je ervoor dat alle betrokkenen binnen een grote werkgeversorganisatie op tijd kunnen beschikken over de juiste contractinformatie? VNO-NCW krijgt met behulp van nieuwe software beter grip op haar contracten, terwijl het secretariaat er minder tijd aan kwijt is.

Lees de Contract Management casestudy van VNO-NCW over het gebruik van MochaDocs

VNO-NCW_Logo

 

Over VNO-NCW
VNO-NCW is de grootste ondernemingsorganisatie van Nederland. De bij VNO-NCW aangesloten bedrijven en (branche)organisaties - tezamen zo'n 115.000 ondernemingen - vertegenwoordigen 90 procent van de werkgelegenheid in de Nederlandse marktsector. VNO-NCW werkt via een volledig geïntegreerd bureau nauw samen met MKB-Nederland, de ondernemingsorganisatie voor het midden- en kleinbedrijf. Daarnaast zijn aan VNO-NCW vijf regionale werkgeversverenigingen verbonden. 

 



Het rendement voor VNO-NCW mag er zijn
.

 

1-2

3 uur
vergaderbesparing
per contract
1-2

0 minuten
training
iedereen werkt er goed mee
 
1-2

80%
tijdsbesparing
administratie
Kan de communicatie over contracten beter?

Uitdaging

 
Ze kijkt elke maand in een Excel spreadsheet of er nog contracten moeten worden verlengd.Als organisatiesecretaresse bij  VNO-NCW en directiesecretaresse bij MKB Nederland vervult ze een spilfunctie in het bijhouden van onder andere huurcontracten, verzekeringen en convenanten.

Ze bespreekt de contracten in een werkoverleg met direct leidinggevende en stelt vervolgens de verantwoordelijke teammanager of afdelingshoofd op de hoogte. Ook tussendoor krijgt ze veel vragen over contracten. Moet deze huurovereenkomst worden verlengd? Wanneer loopt die ene verzekering af? Wat hebben we in dat convenant ook alweer afgesproken? De verantwoordelijke teammanager of afdelingshoofd gaat aan de slag met de informatie en koppelt dat weer terug in het werkoverleg.

Kan dat niet efficiënter? Hoe zorg je ervoor dat de betrokkenen zelf op tijd bij de juiste contractinformatie kunnen? Hoeveel tijd kun je daar uiteindelijk mee besparen? En kan dat op een eenvoudige manier?

 

‘Ik vergelijk het maar even met Apple’

De directiesecretaresse is erg gelukkig met de gebruiksvriendelijkheid van de software: “Ik vergelijk het maar even met Apple. Je hoeft er niet voor gestudeerd te hebben.” Ze vindt de software logischer opgebouwd dan bijvoorbeeld een tool voor de salarisadministratie. Haar maandelijkse Excel-zoektocht is overbodig geworden: “Ik kijk een of twee keer in de week even op mijn dashboard (MochaDocs maakt gebruikt van visuele dashboards -.red) om te zien wat er nog openstaat. Verder krijgen ik of mijn geautoriseerde collega’s vanzelf een mailtje en kan iedereen aan de slag. Het kost me bijna geen tijd meer.” In de Excelperiode was ze gemiddeld één tot anderhalf uur per week kwijt aan contractmanagement, nu is dat tien minuten.

De grootste tijdsbesparing zit misschien nog wel in verkorte vergadertijd. Alle afdelingen kunnen nu zelf bij relevante contractinformatie. Daardoor hoeven ze niet meer terug te vallen op gegevens die in het archief moesten worden opgezocht.MochaDocs verstuurt een melding, de verantwoordelijke zoekt het uit en in het werkoverleg wordt dan een besluit genomen.

 “Volgens mij kun je er een dummy achter zetten en dan kom je er nog steeds uit.”

Download hier de complete VNO-NCW case study.

Case Study VNONCW Contract management

Ontdek hoe de directiesecretaresse verbeteringen voor het VNO-NCW realiseert. 

De casestudy is aantrekkelijk geschreven, leerzaam en bovendien gratis te downloaden. Pagina's vol met interessante, handige en praktische contractmanagement informatie.



Betrokkenen bij deze casestudy:

Directiesecretaresse organisatie VNO-NCW

Bram van Montfoort: Interviewer

Joey Jreij: Graphics Design

Oval_1__Demo_Copy__Bitmap.png

Heb je vragen? Bel ons!

 
Bel nu met een Contract Management Specialist om te bespreken over hoe MochaDocs je kan helpen met Contract Managament.
 
 
+31 857 85 51 00
Oval_1__Demo.png

Vraag een Demo aan.

 
Een van onze Contract Management Experts zal je laten zien hoe de MochaDocs software jou kan helpen met het managen van contracten.
 
 
Vraag een Demo aan