Minder overleg en meer actie door contractinfo op de juiste plek

Hoe zorg je ervoor dat alle betrokkenen binnen een grote werkgeversorganisatie op tijd kunnen beschikken over de juiste contractinformatie? VNO-NCW krijgt met behulp van nieuwe software beter grip op haar contracten, terwijl het secretariaat er minder tijd aan kwijt is.

Lees de Contract Management casestudy van VNO-NCW over het gebruik van MochaDocs

Uitdaging

Ze kijkt elke maand in een Excel spreadsheet of er nog contracten moeten worden verlengd. Als organisatiesecretaresse bij VNO-NCW en directiesecretaresse bij MKB Nederland vervult ze een spilfunctie in het bijhouden van onder andere huurcontracten, verzekeringen en convenanten.

Ze bespreekt de contracten in een werkoverleg met de direct leidinggevende en stelt vervolgens de verantwoordelijke teammanager of het afdelingshoofd op de hoogte. Ook tussendoor krijgt ze veel vragen over contracten. Moet deze huurovereenkomst worden verlengd? Wanneer loopt die ene verzekering af? Wat hebben we in dat convenant ook alweer afgesproken? De verantwoordelijke teammanager of het afdelingshoofd gaat aan de slag met de informatie en koppelt dat weer terug in het werkoverleg.

Kan dat niet efficiënter? Hoe zorg je ervoor dat de betrokkenen zelf op tijd bij de juiste contractinformatie kunnen? Hoeveel tijd kun je daar uiteindelijk mee besparen? En kan dat op een eenvoudige manier?

‘Ik vergelijk het maar even met Apple’

De directiesecretaresse is erg gelukkig met de gebruiksvriendelijkheid van de software: “Ik vergelijk het maar even met Apple. Je hoeft er niet voor gestudeerd te hebben.” Ze vindt de software logischer opgebouwd dan bijvoorbeeld een tool voor de salarisadministratie. Haar maandelijkse Excel-zoektocht is overbodig geworden: “Ik kijk een of twee keer in de week even op mijn dashboard (MochaDocs maakt gebruikt van visuele dashboards -.red) om te zien wat er nog openstaat. Verder krijgen ik of mijn geautoriseerde collega’s vanzelf een mailtje en kan iedereen aan de slag. Het kost me bijna geen tijd meer.” In de Excelperiode was ze gemiddeld één tot anderhalf uur per week kwijt aan contractmanagement, nu is dat tien minuten.

De grootste tijdsbesparing zit misschien nog wel in verkorte vergadertijd. Alle afdelingen kunnen nu zelf bij relevante contractinformatie. Daardoor hoeven ze niet meer terug te vallen op gegevens die in het archief moesten worden opgezocht. MochaDocs verstuurt een melding, de verantwoordelijke zoekt het uit en in het werkoverleg wordt dan een besluit genomen.

Case Study Contract Management: Minder overleg en meer actie door contractinfo op de juiste plek

Minder overleg en meer actie door contractinfo op de juiste plek

Het rendement voor VNO-NCW mag er zijn.

Uitdaging

‘Ik vergelijk het maar even met Apple’

“Volgens mij kun je er een dummy achter zetten en dan kom je er nog steeds uit.”

Download hier de complete VNO-NCW case study.

Ontdek hoe de directiesecretaresse verbeteringen voor het VNO-NCW realiseert.

Heb je vragen? Bel ons!

Vraag een Demo aan.

Direct starten? Bel + 31 85 785 5100

Simplify Contract Management

Over

Services

Cloud voor Contract Management Software

Ervaar Contractmanagement

Verkoop en Informatie

Hoofdkantoor