Contracten werden automatisch verlengd

“Wij zijn geen business waarin je hele hoge marges draait, je moet dus goed op de kosten letten”. Aan het woord is Jeroen Hollestelle. De Nederlander staat sinds een jaar aan het hoofd van Teleperfomance in Tsjechië. “Toen ik hier binnenkwam werd het financieel niet zo gemanaged als je zou mogen verwachten. Het grootste deel van de contracten was vijf, zes of zeven jaar geleden getekend. Met leveranciers kwam ik contracten tegen waarvan ik op het eerste oog dacht: dat is wel erg duur allemaal. Contracten werden automatisch verlengd, nauwelijks in acht nemend dat volumes toe- of afnamen. Als ze toenamen werd de prijs niet veranderd, als ze afnamen kregen we penalty's om onze oren. Er werd helemaal niet onderhandeld of opgelet. Er was geen bewustzijn en dat is dodelijk voor een organisatie als deze.”

“Als je het goed invoert, gaat het managen van contracten bijna automatisch.”

Handige online tool

Hollestelle heeft een cloudoplossing gevonden waarmee hij voor meer kostenbewustzijn en kostenmanagement wil zorgen: “Ik was al langer bekend met MochaDocs. Veel bedrijven managen hun contracten met Excel, maar dit werkt gewoon een stuk beter. Je kunt per contract een eigenaar toewijzen en deadlines instellen zodat er een alarmbel afgaat.”

“Per contract moet je de juiste parameters invoeren: prijs, opzegtermijn, automatische prijsindexatie en bepaalde deadlines. Als je dat goed doet, en het is natuurlijk een administratief rotklusje, gaat het managen van contracten bijna automatisch.”

“Mijn PA is degene die de alarmbellen invoert. Het hoofd accounting kijkt mee. Overigens niet omdat ik mijn PA niet vertrouw, maar met een 4-eye-principle bouw je de grootste mogelijke zekerheid in.” De CEO vervolgt: “Wanneer een alarmbel afgaat, bijvoorbeeld voor een contract dat over zes maanden wellicht automatisch verlengd wordt, dan zetten we een aantal mensen bij elkaar. We vragen ‘wie doet wat?’, zo kunnen we op tijd managen.”

Jeroen Hollestelle

CEO Teleperformance

Czech Republic & Slovakia

Ontdek hoe Jeroen Hollestelle aantoont dat je bespaart met contract management

De casestudy is aantrekkelijk geschreven, leerzaam en bovendien gratis te downloaden. Pagina's vol met interessante, handige en praktische contractmanagement informatie.

Betrokkenen bij deze casestudy:

Jeroen Hollestelle, CEO bij Teleperformance -  Czech Republic & Slovakia

Bram van Montfoort: Interviewer

Joey Jreij: Graphic Design