Skip to content

Strakke inrichting schone data, eenvoudig in gebruik

Leestijd: 10 minuten

Gratis te downloaden

 

Download Case Study Summa College

 

Mochadocs - Contract Management - Case Study - Summa College - Mock-Up

Samenvatting

Hoe manage je complexe contracten voor een grote onderwijsorganisatie? Tijdens een lange zoektocht naar een softwareoplossing besluit het Summa College meer vanuit contracten te gaan denken en minder vanuit de organisatie.

 

Uitdaging

Het Summa College in Eindhoven werkt met een matig functionerend contractmanagement systeem. Verlopen contracten vervuilen de database, de gewenste gegevens kunnen niet worden gekoppeld en medewerkers vinden de software erg ingewikkeld. Mede daardoor reageren ze niet op alle meldingen van het systeem. “Als je negen onzinnige mailtjes krijgt, gooi je de tiende weg” vat Annette Beniers, centraal contractbeheerder, het probleem samen. 
Summa College 224 x 100

Summa College

Het Summa College is de onderwijsorganisatie voor middelbaar beroepsonderwijs in de regio Eindhoven. De scholen zitten verspreid over dertien eigen locaties en een aantal huurlocaties en bieden plaats aan ruim zeventienduizend studenten.

Contract Management Case Study: Strakke inrichting schone data, eenvoudig in gebruik

Mochadocs - Contract Management - Case Study - Summa College - Page 2
Mochadocs - Contract Management - Case Study - Summa College - Page 5
Leestijd: 10 minuten

Inhoud Case Study

Waar gaat de Case Study over

De uitdaging
Mochadocs - Contract Management - Case Study - Summa College - Page 2

Het Summa College in Eindhoven werkt met een matig functionerend contractmanagement systeem. Verlopen contracten vervuilen de database, de gewenste gegevens kunnen niet worden gekoppeld en medewerkers vinden de software erg ingewikkeld. Mede daardoor reageren ze niet op alle meldingen van het systeem. 

7 eisen om fatsoenlijk contracten te kunnen managen
Mochadocs - Contract Management - Case Study - Summa College - Page 5

Het is de ICT afdeling die aan de bel trekt. De leverancier van de contract management software heeft onvoldoende capaciteit om gewenste aanpassingen door te voeren en de beheerlast voor de ICT-afdeling is onevenredig groot. Er wordt besloten om op zoek te gaan naar een nieuw pakket.

Download Case Study Summa College

De uiteindelijke keuze voor Mochadocs

Na de matig presterende oplossingen van de andere systemen overweegt het Summa College om met Mochadocs in zee te gaan. Er zijn twijfels over de samenwerking met een start-up “maar het continuïteitsrisico is afgedekt,” zegt van Herpen daarover, “we kunnen maandelijks uitstappen en de data er zelf uit halen.” Hij vervolgt: “We hebben ook contact opgenomen met andere organisaties die Mochadocs al gebruikten. Dat wekte veel vertrouwen.

Een revolutie in contract management filosofie

“Een Donald Duck contract is iets anders dan een grote aanbesteding” vindt van Herpen. Hij is enthousiast geraakt over de contractgerichte aanpak van Mochadocs, net als Beniers: “Rob (CEO Mochadocs) stelde bij elke vraag een wedervraag: ‘Wat voegt dit toe aan contract management?’ en eigenlijk is dat de belangrijkste vraag die je moet stellen”. Van Herpen vervolgt: “Dat maakt Mochadocs een gamechanger. Je bent niet langer het hele proces aan het managen”.

Denken vanuit de software, organisatie of het contract? Hoe selecteer je software? 

Mochadocs - Contract Management - Laptop Form V2

Gebruiksvriendelijk

Een eenvoudig systeem dat iedereen begrijpt.

Mochadocs - Contract Management - Magnifier on Document V4

Goede zoekfunctie

Waardoor o.a. documenten en leveranciers eenvoudig te vinden zijn.

Mochadocs - Contract Lifecycle Management - Ninja Heads V5

Meerdere contractpartijen

Samenwerkingen, convenanten en huurovereenkomsten worden met meerdere
partijen afgesloten.