Denken vanuit de software, organisatie of het contract? Hoe selecteer je software?

Hoe manage je complexe contracten voor een grote onderwijsorganisatie? Tijdens een lange zoektocht naar een software oplossing besluit het Summa College meer vanuit contracten te gaan denken en minder vanuit de organisatie. Lees in deze case study wat Summa College heeft gedaan om een keuze te maken voor Contract Management Software in de Cloud.

Lees de Contract Management casestudy van Summa College over de aanschaf van MochaDocs

Uitdaging

Het Summa College in Eindhoven werkt met een matig functionerend contract management systeem. Verlopen contracten vervuilen de database, de gewenste gegevens kunnen niet worden gekoppeld en medewerkers vinden de software erg ingewikkeld. Mede daardoor reageren ze niet op alle meldingen van het systeem.

“Als je negen onzinnige mailtjes krijgt, gooi je de tiende weg”, vat Annette Beniers, centraal contractbeheerder, het probleem samen. Ze gaat regelmatig voor anderen op zoek in de software, maar binnen een organisatie die voor meer dan 100 miljoen euro aan contracten managet, is het essentieel dat de juiste persoon op het juiste moment bij de juiste informatie kan.

Daarom besluit het Summa College op zoek te gaan naar een beter werkende contract management oplossing. Hoe ga je daarbij te werk? Welke eisen zijn het belangrijkst? En hoe weet je zeker dat een leverancier ook alle beloften nakomt?

‘Strakke inrichting, schone data, eenvoudig in gebruik’

de eerste resultaten

“We kiezen ervoor om de eerste registratie van elk contract in MochaDocs centraal te doen”, zegt Beniers, daarmee komt ze tegemoet aan de angst voor het willekeurig vastleggen van contractgegevens door contractmanagers. “Ook is de software aangepast zodat we een eenvoudige goedkeuringsflow hebben.” Beniers hoeft gelukkig geen gebruik meer te maken van inhoudelijk ondeskundige consultants: “de specialistische kennis van contractmanagement bij MochaDocs is gigantisch. Dat helpt ongelooflijk goed bij het inrichten van software in zo’n grote organisatie.”

Ze is erg te spreken over de eerste resultaten. “Eén van de contractmanagers heeft al taken uitgevoerd zonder dat ik uitleg over de software heb gegeven.” Een groot verschil met het vorige pakket, waar zelfs zij als centraal contractbeheerder soms niet begreep waar meldingen over gingen. “Ik verwacht dat dit bij MochaDocs veel beter gaat werken. Contractmanagers weten intuïtief wat er van ze verwacht wordt. Met een grafisch dashboard heb je een goed overzicht, en de software is veel minder rigide. Je kunt ook zelf instellen wanneer je een waarschuwing krijgt.”

Ontdek ook hoe Annette Beniers en Marc van Herpen MochaDocs hebben geselecteerd voor het managen van contracten.

De case study is aantrekkelijk geschreven, leerzaam en bovendien gratis te downloaden. Pagina's vol met interessante, handige en praktische contractmanagement informatie.

Betrokkenen bij deze casestudy:

Annette Beniers: Contractbeheerder Summa College

Marc van Herpen: Projectmanager Contract Management Summa College (ingehuurd via Yellow Way)

Bram van Montfoort: Interviewer

Joey Jreij: Graphic Design

Case Study Contract Management: Summa College

Denken vanuit de software, organisatie of het contract? Hoe selecteer je software?

Uitdaging

‘Strakke inrichting, schone data, eenvoudig in gebruik’

de eerste resultaten

Download hier de complete Summa College case study.

Ontdek ook hoe Annette Beniers en Marc van Herpen MochaDocs hebben geselecteerd voor het managen van contracten.

Heb je vragen? Bel ons!

Vraag een Demo aan.

Direct starten? Bel + 31 85 785 5100

Simplify Contract Management

Over

Services

Cloud voor Contract Management Software

Ervaar Contractmanagement

Verkoop en Informatie

Hoofdkantoor