Demo aanvragen    Login  

Case Study Contract Management: Summa College


Denken vanuit de software, organisatie, of het contract? Hoe selecteer je software?

 

Hoe manage je complexe contracten voor een grote onderwijsorganisatie? Tijdens een lange zoektocht naar een software oplossing besluit het Summa College meer vanuit contracten te gaan denken en minder vanuit de organisatie. Lees in deze case study wat Summa College heeft gedaan om een keuze te maken voor Contract Management Software in de Cloud

Lees de Contract Management casestudy van Summa College over de aanschaf van MochaDocs

Logo Summa College

Over Summa College
Het Summa College is de onderwijsorganisatie voor middelbaar beroepsonderwijs in de regio Eindhoven. De scholen zitten verspreid over dertien eigen locaties en een aantal huurlocaties en bieden plaats aan ruim zeventienduizend studenten.
Summa College Contract Management Case Study

Uitdaging


Het Summa College in Eindhoven werkt met een matig functionerend contract management systeem. Verlopen contracten vervuilen de database, de gewenste gegevens kunnen niet worden gekoppeld en medewerkers vinden de software erg ingewikkeld. Mede daardoor reageren ze niet op alle meldingen van het systeem.

“Als je negen onzinnige mailtjes krijgt, gooi je de tiende weg” vat Annette Beniers, centraal contractbeheerder, het probleem samen. Ze gaat regelmatig voor anderen op zoek in de software, maar binnen een organisatie die voor meer dan 100 miljoen euro aan contracten managet, is het essentieel dat de juiste persoon op het juiste moment bij de juiste informatie kan.

Daarom besluit het Summa College op zoek te gaan naar een beter werkende contract management oplossing. Hoe ga je daarbij te werk? Welke eisen zijn het belangrijkst? En hoe weet je zeker dat een leverancier ook alle beloften nakomt?

‘Strakke inrichting, schone data, eenvoudig in gebruik’

de eerste resultaten

“We kiezen ervoor om de eerste registratie van elk contract in MochaDocs centraal te doen,” zegt Beniers, daarmee komt ze tegemoet aan de angst voor het willekeurig vastleggen van contractgegevens door contractmanagers, “ook is de software aangepast zodat we een eenvoudige goedkeuringsflow hebben”. Beniers hoeft gelukkig geen gebruik meer te maken van inhoudelijk ondeskundige consultants: “de specialistische kennis van contractmanagement bij MochaDocs is gigantisch. Dat helpt ongelooflijk goed bij het inrichten van software in zo’n grote organisatie.”

Ze is erg te spreken over de eerste resultaten. “Eén van de contractmanagers heeft al taken uitgevoerd zonder dat ik uitleg over de software heb gegeven.” Een groot verschil met het vorige pakket, waar zelfs zij als centraal contractbeheerder soms niet begreep waar meldingen over gingen. “Ik verwacht dat dit bij MochaDocs veel beter gaat werken. Contractmanagers weten intuïtief wat er van ze verwacht wordt. Met een grafisch dashboard heb je een goed overzicht, en de software is veel minder rigide. Je kunt ook zelf instellen wanneer je een waarschuwing krijgt.”

Annette Beniers

Annette Beniers Summa College 

Contractbeheerder Summa College

Download hier de complete Summa College case study.

Case Study Contract Management Software Summa College

Ontdek ook hoe Annette Beniers en Marc van Herpen MochaDocs hebben geselecteerd voor het managen van contracten. 

De casestudy is aantrekkelijk geschreven, leerzaam en bovendien gratis te downloaden. Pagina's vol met interessante, handige en praktische contractmanagement informatie.



Betrokkenen bij deze casestudy:

Annette Beniers: Contractbeheerder Summa College 

Marc van Herpen: Projectmanager Contract Management Summa College (ingehuurd via Yellow Way)

Bram van Montfoort: Interviewer

Joey Jreij: Graphics Design

Oval_1__Demo_Copy__Bitmap.png

Heb je vragen? Bel ons!

 
Bel nu met een Contract Management Specialist om te bespreken over hoe MochaDocs je kan helpen met Contract Managament.
 
 
+31 857 85 51 00
Oval_1__Demo.png

Vraag een Demo aan.

 
Een van onze Contract Management Experts zal je laten zien hoe de MochaDocs software jou kan helpen met het managen van contracten.
 
 
Vraag een Demo aan