Case Study Contract Management: Wereldwijd inzicht in contracten, besparing op personeelskosten

Wereldwijd inzicht in contracten, besparing op personeelskosten

Case Study Ministerie van Buitenlandse Zaken RSO Kuala Lumpur: Met behulp van een cloudoplossing krijgen het Regional Support Office en de Nederlandse ambassades in Azië sneller inzicht in betalingen. Dat scheelt een hoop heen en weer gebel, en uiteindelijk ook in personeelskosten.

Lees de Contract Management casestudy van het Ministerie van Buitenlandse Zaken over het gebruik van MochaDocs

Over het ministerie van Buitenlandse Zaken
Het ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) is ieder uur van de dag ergens in de wereld actief. Zo is het ministerie er voor Nederlanders die voor korte of langere tijd naar het buitenland gaat. Ook behartigt BZ de internationale betrekkingen, vanuit Den Haag en via een netwerk van ruim 150 posten over de hele wereld. Daarnaast geeft het ministerie van Buitenlandse Zaken, in overleg met andere ministeries, vorm aan het Europa van de toekomst. Het ministerie van Buitenlandse Zaken heeft 5.100 medewerkers.

Uitdaging

Het ministerie van Buitenlandse Zaken centraliseert de bedrijfsvoering van Nederlandse ambassades door de oprichting van Regional Support Offices (RSO’s). Dat betekent bijvoorbeeld dat huurcontracten voor het ambassadepersoneel in Jakarta worden betaald vanuit het RSO in Kuala Lumpur. Een kopie van die contracten moeten eerst per post worden opgestuurd. Vaak is het vervolgens niet duidelijk of kosten al betaald zijn. De onderlinge communicatie kost erg veel tijd. Hoe kan het RSO ervoor zorgen dat alle rekeningen op tijd worden voldaan en de verantwoordelijke personen daar inzicht in hebben?

"Eén contract management systeem wereldwijd"

Toekomstvisie

Na het Regional Support Office in Kuala Lumpur gaan ook de RSO’s in Praag en Santiago de Chile met MochaDocs aan de slag. “De ambassades zijn nu nog niet verplicht om het te gebruiken,” vertelt Van Veen, “maar het is wel ons leidende contract management systeem.” Het ministerie van Buitenlandse zaken onderzoekt of ze ook het volledige contractenregister in de cloudoplossing kwijt willen, “anders moet er een koppeling worden gemaakt met een ander systeem”, zegt Van Veen.

Op dit moment gebruikt het RSO de software vooral voor betalingen, maar er kan veel meer mee worden volgens de secretaris: “Met MochaDocs kun je eenvoudig nagaan of iets gedaan is of niet. Is het dak gerepareerd of niet? Je krijgt er een melding van.” Het einddoel is volgens Van Veen duidelijk: “Dat alle contracten wereldwijd gemanaged kunnen worden vanuit Den Haag.”

Case Study Contract Management: Wereldwijd inzicht in contracten, besparing op personeelskosten

Wereldwijd inzicht in contracten, besparing op personeelskosten

Uitdaging

"Eén contract management systeem wereldwijd"

Toekomstvisie

Ontdek hoe Alex van Veen en Linda Looise de werkdruk verlagen en de kwaliteit van dienstverlening voor de RSO verhogen.

Heb je vragen? Bel ons!

Vraag een Demo aan.

Direct starten? Bel + 31 85 400 4800

Simplify Contract Management

Over

Services

Cloud voor Contract Management Software

Ervaar Contractmanagement

Verkoop en Informatie

Hoofdkantoor