Demo aanvragen    Login  

Case Study Contract Management: Ministerie van Buitenlandse Zaken


Wereldwijd inzicht in contracten, besparing op personeelskosten 

 

Case Study Ministerie van Buitenlandse Zaken RSO Kuala Lumpur: Met behulp van een cloudoplossing krijgen het Regional Support Office en de Nederlandse ambassades in Azië sneller inzicht in betalingen. Dat scheelt een hoop heen en weer gebel, en uiteindelijk ook in personeelskosten. 

Lees de Contract Management casestudy van het Ministerie van Buitenlandse Zaken over het gebruik van MochaDocs

Logo-McGregor

Over het Ministerie van Buitenlandse Zaken
Het ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) is ieder uur van de dag ergens in de wereld actief. Zo is het ministerie er voor Nederlanders voor korte of langere tijd naar het buitenland gaat. Ook behartigt BZ de internationale betrekkingen, vanuit Den Haag en via een netwerk van ruim 150 posten over de hele wereld. Daarnaast geeft het ministerie van Buitenlandse Zaken, in overleg met andere ministeries, vorm aan het Europa van de toekomst. Het Ministerie van Buitenlandse Zaken heeft 5.100 medewerkers.



1-2

99% reductie
 in telefoonverkeer per maand
direct in het eerste jaar
 
1-2

3 FTE
in plaats van 8 FTE
Alle APAC ambassades hebben inzicht
 
1-2

7.000%
Return on Investment
 in het eerste jaar
Wereldwijde Uitrol

Uitdaging


Het Ministerie van Buitenlandse Zaken centraliseert de bedrijfsvoering van Nederlandse ambassades door de oprichting van Regional Support Offices (RSO’s). Dat betekent bijvoorbeeld dat huurcontracten voor het ambassadepersoneel in Jakarta worden betaald vanuit het RSO in Kuala Lumpur. Een kopie van die contracten moeten eerst per post worden opgestuurd. Vaak is het vervolgens niet duidelijk of kosten al betaald zijn. De onderlinge communicatie kost erg veel tijd. Hoe kan het RSO ervoor zorgen dat alle rekeningen op tijd worden voldaan en de verantwoordelijke personen daar inzicht in hebben?

 

"Eén contract management systeem wereldwijd"

Toekomstvisie

Na het Regional Support Office in Kuala Lumpur gaan ook de RSO’s in Praag en Santiago de Chile met MochaDocs aan de slag. “De ambassades zijn nu nog niet verplicht om het te gebruiken,” vertelt Van Veen, “maar het is wel ons leidende contract management systeem.” Het Ministerie van Buitenlandse zaken onderzoekt of ze ook het volledige contractenregister in de cloudoplossing kwijt willen, “anders moet er een koppeling worden gemaakt met een ander systeem” zegt Van Veen.

Op dit moment gebruikt het RSO de software vooral voor betalingen, maar er kan veel meer mee worden volgens de secretaris: “Met MochaDocs kun je eenvoudig nagaan of iets gedaan is of niet. Is het dak gerepareerd of niet? Je krijgt er een melding van.” Het einddoel is volgens Van Veen duidelijk: “Dat alle contracten wereldwijd gemanaged kunnen worden vanuit Den Haag.”

Linda Looise

Londa Looise 

Project Manager Nederlandse Ambassade Kuala Lumpur
Download hier de complete Ministerie van Buitenlandse Zaken (RSO) case study.

Ministerie van buitenlandse zaken contract management

Ontdek hoe Alex van Veen en Linda Looise de werkdruk verlagen en de kwaliteit van dienstverlening voor de RSO verhogen. 

De casestudy is aantrekkelijk geschreven, leerzaam en bovendien gratis te downloaden. Pagina's vol met interessante, handige en praktische contractmanagement informatie.



Betrokkenen bij deze casestudy:

Alex van Veen: Facility Manager 

Linda Looise: Project Officer Ministerie van Buitenlandse Zaken

Bram van Montfoort: Interviewer

Joey Jreij: Graphics Design

Oval_1__Demo_Copy__Bitmap.png

Heb je vragen? Bel ons!

 
Bel nu met een Contract Management Specialist om te bespreken over hoe MochaDocs je kan helpen met Contract Managament.
 
 
+31 857 85 51 00
Oval_1__Demo.png

Vraag een Demo aan.

 
Een van onze Contract Management Experts zal je laten zien hoe de MochaDocs software jou kan helpen met het managen van contracten.
 
 
Vraag een Demo aan