Grote besparingen dankzij effectief contract management

Dertien bibliotheken in het landelijke zuidwest Friesland fuseren tot één organisatie. Een goed moment om de contractenchaos aan te pakken en flink te besparen op facilitaire kosten zoals energie, beveiliging en schoonmaak.

Moderne Bibliotheek

Uitdaging

Van Sint-Nicolaasga tot Joure liggen er in elke bibliotheekvestiging losse contracten. Het overzicht is compleet zoek. Hoe krijgt de regio Mar en Fean haar contracten weer op orde en kan ze bovendien besparen?

“Echt waar, je kunt het je niet voorstellen wat we allemaal binnenkregen”, managementassistent Paula Adema grinnikt even. “Dan hadden ze een koffiemachine staan van zoveel jaar terug en stond er met pen op een papiertje gekrabbeld wanneer de onderhoudsmonteur langs zou komen. Zoiets zit jarenlang in een doos. Als je het weer onder ogen krijgt, is het nauwelijks meer te lezen.” Adema is op dat moment bezig om alle contracten van dertien bibliotheekvestigingen in zuidwest Friesland te verzamelen. “Op elke vestiging hadden we een leidinggevende die zelfstandig contracten aanging.”

"Ik zet ze er zo in. Fluitje van een cent."

Structurele oplossing in de cloud

Elk contract dat Adema opspoort zet ze gelijk in het contractmanagement systeem MochaDocs. “Ik scan ze, voeg de begindatum, einddatum, opzegtermijn en adresgegevens toe. Dat is zo gedaan, fluitje van een cent.” Hoeveel tijd is ze per contract bezig? “Inclusief inscannen? Tien minuutjes.”

En waarom doet ze dat eigenlijk? “De contracten waren een onoverzichtelijke brei. Met MochaDocs weet ik nu precies wanneer iets afloopt. Je krijgt ruim voor de opzegtermijn een melding. Dan hebben wij genoeg tijd om opnieuw te gaan onderhandelen over stroom, beveiliging of liften.” Soms gaat het om kleinere contracten: “Als Lemmer een ruimte verhuurt voor een socialmedia-cursus. Dan bel ik ze even om te vragen of ze dat willen verlengen.”

Case Study Contract Management: Grote besparingen dankzij effectief contract management

Grote besparingen dankzij effectief contract management

Het rendement voor Bibliotheken Mar en Fean is duidelijk.

Uitdaging

"Ik zet ze er zo in. Fluitje van een cent."

Structurele oplossing in de cloud

Download hier de complete Bibliotheken Mar en Fean case study

Ontdek hoe de Bibliotheken Mar en Fean de besparingen realiseert

Heb je vragen? Bel ons!

Vraag een Demo aan.

Direct starten? Bel + 31 85 785 5100

Simplify Contract Management

Over

Services

Cloud voor Contract Management Software

Ervaar Contractmanagement

Verkoop en Informatie

Hoofdkantoor