Demo aanvragen    Login  

Case Study Contract Management: Meer dan 33% besparen op facilitaire kosten


Grote besparingen dankzij effectief contract management

 

Dertien bibliotheken in het landelijke zuidwest Friesland fuseren tot één organisatie. Een goed moment om de contractenchaos aan te pakken en flink te besparen op facilitaire kosten zoals energie, beveiliging en schoonmaak.  

Moderne Bibliotheek

Bibliotheken Mar en Fean

Over Bibliotheken Mar en Fean

De Stichting Bibliotheken Mar en Fean bestaat sinds 1 januari 2013 en heeft als werkgebied de gemeenten De Fryske Marren, Heerenveen, Littenseradiel en Súdwest-Fryslân. De stichting heeft dertien bibliotheekvestigingen. Daarnaast zijn er schoolmediatheken en Lytse Byb’s.

 



Het rendement voor Bibliotheken Mar en Fean is duidelijk
.

 


1-2

Het is een spel
besparing op besparing
de bibliotheek houdt geld over
1-2

Gelijk besparen
jaarlijkse terugkerende besparing
Uiteindelijk ben je veel voordeliger uit
 
1-2

Meer dan 33%
besparing op alle facilitaire kosten
 

 

Library-Large-Studio.jpg

Uitdaging


Van Sint-Nicolaasga tot Joure liggen er in elke bibliotheekvestiging losse contracten. Het overzicht is compleet zoek. Hoe krijgt de regio Mar en Fean haar contracten weer op orde en kan ze bovendien besparen?

 

“Echt waar, je kunt het je niet voorstellen wat we allemaal binnenkregen”, managementassistent Paula Adema grinnikt even. “Dan hadden ze een koffiemachine staan van zoveel jaar terug en stond er met pen op een papiertje gekrabbeld wanneer de onderhoudsmonteur langs zou komen. Zoiets zit jarenlang in een doos. Als je het weer onder ogen krijgt, is het nauwelijks meer te lezen.” Adema is op dat moment bezig om alle contracten van dertien bibliotheekvestigingen in zuidwest Friesland te verzamelen. “Op elke vestiging hadden we een leidinggevende die zelfstandig contracten aanging.” 

"Ik zet ze er zo in. Fluitje van een cent."

Structurele oplossing in de cloud

Elk contract dat Adema opspoort zet ze gelijk in het contractmanagement systeem MochaDocs. “Ik scan ze, voeg de begindatum, einddatum, opzegtermijn en adresgegevens toe. Dat is zo gedaan, fluitje van een cent.” Hoeveel tijd is ze per contract bezig? “Inclusief inscannen? Tien minuutjes.”

 

En waarom doet ze dat eigenlijk? “De contracten waren een onoverzichtelijke brei. Met MochaDocs weet ik nu precies wanneer iets afloopt. Je krijgt ruim voor de opzegtermijn een melding. Dan hebben wij genoeg tijd om opnieuw te gaan onderhandelen over stroom, beveiliging of liften.” Soms gaat het om kleinere contracten: “Als Lemmer een ruimte verhuurt voor een socialmedia-cursus. Dan bel ik ze even om te vragen of ze dat willen verlengen.”

Modern Library 282_10-Totally-Beautiful-Modern-Libraries_3-f.jpg

Download hier de complete Bibliotheken Mar en Fean case study.

De-bibiliotheek-3d-book.png

Ontdek hoe de Bibliotheken Mar en Fean de besparingen realiseert 

De casestudy is aantrekkelijk geschreven, leerzaam en bovendien gratis te downloaden. Pagina's vol met interessante, handige en praktische contractmanagement informatie.



Betrokkenen bij deze casestudy:

Paula Adema – Bibliotheken Mar en Fean

Bram van Montfoort: Interviewer

Joey Jreij: Graphic Design

Oval_1__Demo_Copy__Bitmap.png

Heb je vragen? Bel ons!

 
Bel nu met een Contract Management Specialist om te bespreken over hoe MochaDocs je kan helpen met Contract Managament.
 
 
+31 857 85 51 00
Oval_1__Demo.png

Vraag een Demo aan.

 
Een van onze Contract Management Experts zal je laten zien hoe de MochaDocs software jou kan helpen met het managen van contracten.
 
 
Vraag een Demo aan