“Ik zag dat de business het een fantastisch systeem vond.”

Het Communicatie Infrastructuur Fonds (CIF) vervangt een matig werkend datasysteem en handmatige controlemechanismen door een slimme automatische contractmanagement oplossing. Daardoor zijn legal en backoffice minder tijd kwijt aan opzoekwerk, terwijl business automatisch melding krijgt over belangrijke afspraken. Bovendien staat contractdata nu veiliger opgeslagen.

Lees de Contract Management casestudy van het Rabobank Vastgoed onderdeel Bouwfonds

Uitdaging

Als beleggingsfonds heb je te maken met grote hoeveelheden documentatie. General counsel Annette Gremmen kan zo een lange opsomming geven van aandeelhoudersbesluiten tot property management contracten. Hoe zorg je ervoor dat alle afspraken uit die documenten worden nageleefd?

“Het beleid was om alles in te voeren in een datamanagement systeem”, vertelt Gremmen, “maar ik kreeg de indruk dat dat om diverse redenen niet gebeurde.” In plaats daarvan stonden afspraken verspreid over directories en Outlookfolders. Niet de veiligste optie omdat back-ups in de de regel een paar dagen bewaard worden.

Hoe zorgt het Communicatie Infrastructuur Fonds voor effectiever contractmanagement, met veilige dataopslag, tegen acceptabele kosten?

“Vaak blijkt contract management een bijzaak.”

Op zoek naar een specialist

Het team bekijkt de demo-interfaces van de belangrijkste aanbieders. Hoe gebruiksvriendelijk zijn ze? Kun je er eenvoudig rapportages in draaien? Laat het je zelf bepalen wanneer je wat voor soort meldingen krijgt? Voldoet de oplossing aan de strenge veiligheidseisen van de Rabobank? Hoe kun je oude data naar het nieuwe systeem overzetten? Heb je ook een workflow voor het tekenen van contracten? Kan het Bouwfonds breed worden ingevoerd?

“Ik zag dat de business het een fantastisch systeem vond.”

“Ik zag dat de business het een fantastisch systeem vond”, vertelt Gremmen. “Het is heel intuïtief, gebruiksvriendelijk. Je kunt het inrichten naar je eigen manier van denken. Het hele juridische aspect, dat je normaal in contract management systemen ziet, verdwijnt in MochaDocs. En dat maakt het heel laagdrempelig voor de business om te gebruiken.”