Login

Terug naar podcasts


Waar is je contract? Hoe sla je contracten (digitaal) op?

In de kluis, een ordner, een online drive, het bureau van de marketing manager?

Stel je voor: de marketing manager vestiging Eindhoven sluit een fantastisch contract af met een communicatiebureau. Een paar maanden later vertrekt hij bij de organisatie. Waar is het contract dan? Op zijn laptop? Op zijn bureau? In een archiefkast? Op de Google Drive?

 

Waar moet je contracten opslaan?

Zonder duidelijke afspraken raak je al snel contracten kwijt. Soms met dramatische gevolgen. Daarom wil je graag weten waar je contracten zich bevinden (een basisvoorwaarde voor contractmanagement). 

 

 

Moet je een papieren versie van je contracten bewaren?

De Belastingdienst eist dat je contracten minimaal 7 jaar bewaart. Maar dat hoeft niet op papier te zijn. Je kunt dus al je contracten en bijlagen digitaliseren of zelfs volledig digitaal aangaan en ondertekenen.

 

Alle contracten op de Google Drive?

Handig toch? Al je contracten op de online schijf en je raakt ze nooit meer kwijt! Dan loop je alleen wel tegen een heel nieuw probleem op: wie krijgt toegang tot soms erg gevoelige contractinformatie? En wat als je bijvoorbeeld wil dat iemand alleen maar toegang heeft tot delen van contracten die voor hem of haar relevant zijn? De praktijk leert dat dit op online opslagomgevingen erg lastig is in te regelen.

 

In deze podcast pleit Rob Postma er daarom voor om gebruik te maken van een contractmanagement oplossing die je de mogelijkheid geeft om al je contracten en bijlagen veilig op te slaan in de cloud, terwijl stakeholders toegang hebben tot de contract(onderdel)en die voor hen relevant zijn.

 

Hoe zoek je al je contracten bij elkaar?

Al je bestaande contracten en bijlagen verzamelen kan een tijdrovende bezigheid zijn. Soms kun je missende contracten terugvinden door het uitpluizen van je financiële administratie: betaal je ergens voor? Dan zit er vaak ook een contract aan vast. Deze kun je bij de tegenpartij opvragen.

 

Een andere strategie is om alleen nieuwe contracten in je contractmanagement oplossing te registreren. Gemiddeld heb je dan na 5 jaar zo'n 80% van je contracten in het systeem.

 

Tip: Lees ook eens dit eBook over het slim opslaan van je contracten.