Login

Terug naar podcasts


De einddatum van je contracten bewaken

Huurcontract per ongeluk verlengd. Totale kosten: 10 miljoen euro

Soms haalt het vergeten van een einddatum het nieuws. Zoals een groot softwarebedrijf dat de huur voor een enorm kantoorpand in Amsterdam Sloterdijk vergat op te zeggen. Daarmee ging het voor 1.5 tot 2 miljoen euro per jaar (!) de boot in. De einddatum van je contracten in de gaten houden is dus enorm belangrijk. Maar hoe zorg je daar precies voor? In deze podcast hoor je alles over het hoe en waarom van einddatumbewaking bij contracten.

 


 

Contract getekend, onderin de la

In een contractonderhandeling wordt vaak enorm veel moeite gestoken. Maar eenmaal ondertekend belanden ze vaak onderin de la. Voor je het weet zit je na een ongewenste verlenging nog jaren vast aan leverancier. Of loopt er juist een contract af dat je graag had willen verlengen.

 

Bedrijven niet beschermd zoals consumenten

Consumenten hebben bepaalde rechten als het gaat om het verlengen van contracten. Een fitnessabonnement mag je na een jaar bijvoorbeeld maandelijks opzeggen. Bedrijven hebben die rechten niet. Je kunt de einddatum van je contracten dus maar beter in de gaten houden.

 

Wat is een tijdige notificatie?

Je wilt op tijd op de hoogte zijn van de eind- of verlengdatum van een contract. Wanneer dat precies is hangt af van de processen in je organisatie (hoeveel mensen moet hier naar kijken?) en van het soort contracten.

 

Zo wil je bij een vastgoedcontract waar vele miljoenen mee gemoeid zijn misschien wel een halfjaar van te voren beslissen. Bij een simpel softwareabonnement kan dat wellicht een maand van tevoren.

 

Hoe stellen organisaties einddatumbewaking in?

Je zou per contractsoort kunnen bepalen hoe lang van tevoren je een bericht wil krijgen om actie te ondernemen. Maar uiteindelijk moet degene die een contract managet dit per overeenkomst bepalen.

 

Hoeveel meldingen over het naderen van de einddatum?

Hoe vaker je een melding krijgt over hetzelfde, hoe minder belangrijk zo'n melding wordt. Rob Postma pleit in deze podcast dan ook voor maximaal één melding over de einddatum van een contract. Reageert iemand hier niet op? Dan kun je denken over een escalatieproces.

 

Moet je voor elke einddatum een melding instellen?

Sommige contracten laat je in principe doorlopen. Neem een Spotify abonnement. Dat kun je elke maand opzeggen. Maar om daar nu elke maand over na te denken. Door een overkill aan meldingen, riskeer je om écht belangrijke meldingen over het hoofd te zien. Bijvoorbeeld voor dat vastgoedcontract van ettelijke miljoenen. Daarom zou je voor minder belangrijke doorlopende contracten een evaluatiemoment kunnen instellen. Elk jaar ontvang je een melding over je Spotify abonnement.

 

Wie krijgt de melding over een einddatum?

Elk contract heeft een eindverantwoordelijke. Wie dit is bepaal je zelf. Meer hierover bespreken we in de podcast over contracthiërarchie.