Login

Terug naar podcasts


Het hoe en waarom van een escalatieproces

Wat als iemand zijn taak in het contract niet opvolgt? Wie moet je dan waarschuwen?

Als je contracten managet met een duidelijke contracthiërarchie is er een eindverantwoordelijke voor het contract. Anderen kunnen verantwoordelijk zijn voor onderwerpen of taken binnen dat contract. Wat nu als iemand zo'n taak niet uitvoert? Dan krijgt de onderwerpeigenaar en vervolgens de contracteigenaar na X tijd een berichtje. Dat noem je ook wel het escalatieproces. Heb je zo'n escalatieproces wel nodig? Daarover verschillen de meningen.

 

Heb je een escalatieproces nodig in contractmanagement?

Je hebt wel een escalatieproces nodig:

'Soms is het heel druk en kan het voorkomen dat iemand een taak vergeet, dan is het handig dat je toch een escalatieproces instelt'.

 

Je hebt geen escalatieproces nodig:

'Ik kan wel zes wekkers naast mijn bed gaan zetten, maar dan ga ik niet op tijd opstaan - mensen moeten hun gewoon hun taken uitvoeren als ze een melding krijgen' - uit de contract management case study met Teleperformance directeur Jeroen Hollestelle.

 

Heb je echt voor elke taak een escalatieproces nodig?

De ene taak lijkt belangrijker dan de andere:

Controleer of je een pand met miljoenen huur wilt verlengen vs. willen we dit Spotify abonnement aanhouden

 

Toch adviseert MochaDocs oprichter Rob Postma om het escalatieproces standaard aan te houden voor alle taken. Het risico is namelijk groter dat je voor een bedrijfskritisch contractonderdeel een escalatie vergeet in te regelen, dan dat je een keer een melding teveel krijgt.

 

Bovendien kun je het ook omdraaien: als het niet zo heel belangrijk is of een taak op moment X wordt uitgevoerd - moet je de taak dan wel instellen met deze deadline? Daarbij komt nog dat je niet altijd van tevoren weet hoe belangrijk een contract(onderdeel) in de toekomst gaat worden voor je organisatie.

 

Wanneer een melding in je escalatieproces?

Tot slot de vraag: wanneer moet je een melding krijgen als iemand zijn taak in het contract nog niet heeft uitgevoerd? In de regel werkt dit het best: 

Na 65% van de verstreken tijd voor de deadline krijgt de onderwerpeigenaar een seintje

Na 85% van de verstreken tijd voor de deadline krijgt de contracteigenaar een seintje