Contracten managen op inhoud?

Wat wil je managen en waarom?

Door het managen van je afspraken haal je het hoogste rendement uit een contract. Denk bijvoorbeeld aan een indexatie. Je wilt op moment X zeker weten dat je niet te veel indexatie krijgt doorberekend over bedrag Y.

Controleren of je actie moet ondernemen

Daarom bouw je controlemomenten in. Tijdens zo’n moment (bijvoorbeeld jaarlijks) besluit je of je actie wilt ondernemen of niet. Een controlemoment zou je ook kunnen hebben voor o.a.: Garantiebepalingen, Bonussen, Penalty's, Opzegtermijnen en Verlengtermijnen. Maar hoe manage je dat?

Wie heeft belang bij welke afspraak?

Laat de stakeholders afspraken managen

Veel organisaties kiezen ervoor om contractmanagement bij één persoon of afdeling te parkeren. De discipline zou vooral binnen inkoop of legal passen. Met het risico dat inkoop of legal zich vooral richt op de voor hem of haar relevante afspraken.

Waarom kijk je niet per contractonderdeel voor wie het relevant is? Misschien wil de facilitair manager graag een melding ontvangen over leveringsvoorwaarden, terwijl iemand op de financiële afdeling een berichtje ontvangt over een betalingsverplichting.

Dat vereist soms een verandering van denken: Stel niet de organisatiestructuur, maar de contractstructuur centraal!

Waar zijn de belanghebbenden?

Belanghebbenden bij contractafspraken kunnen zich overal in je organisatie bevinden. En soms zelfs erbuiten. Voor een goede samenwerking met leveranciers of partners kun je ervoor kiezen om je contractmanagement systeem ook bepaalde meldingen aan hen door te laten sturen.

Denk bijvoorbeeld aan rapportage afspraken. Uiteindelijk kun je weinig zeggen over de fysieke locatie van je contractmanagement stakeholders. Idealiter kunnen ze waar dan ook ter wereld hun afspraken managen.

E-mail Notificatie

Je bepaalt zelf welke afspraken uit het contract je belangrijk genoeg vindt om te managen. Het is niet voldoende om dat alleen in een lijstje (of Excelbestand) op te schrijven. Je hebt een softwareoplossing nodig dat je actief meldingen stuurt over afspraken. Anders ga je hoogstwaarschijnlijk (blijkt uit de praktijk) afspraken vergeten.

Lees ook eens: Case study – Bouwfonds

Niet elke afspraak is even eenvoudig te vertalen in een melding. Hoe doe je dat bijvoorbeeld bij een verbod? Lees hoe het Bouwfonds dat deed in deze case.

Contracten snel terugvinden

Een belangrijk onderdeel van het managen van contracten is het hebben van de juiste informatie op het juiste moment. Maar wat nu als je die informatie niet gestructureerd hebt opgeslagen? Dan is het dus belangrijk, zo niet noodzakelijk, dat je makkelijk, maar ook snel door al je contracten en bijlagen kunt zoeken op bepaalde passages.

‘Ik kan elk contract nu binnen 20 seconden terugvinden!’

Case Study DirectPay

Hoe zorg je ervoor dat je binnen een snelgroeiend bedrijf zo min mogelijk tijd kwijt bent aan het zoeken naar afspraken? DirectPay brengt met behulp van nieuwe software de zoektijd voor contractgegevens drastisch terug en vermindert bovendien het aantal onnodige contractverlengingen.

Contracten managen op inhoud?